A comunicação é a base para um bom relacionamento e no ambiente escolar isto não é diferente. Ela é um fator muito importante para o desenvolvimento dos seus alunos e é essencial a participação de todos os envolvidos. Uma comunicação falha pode prejudicar vários setores da sua instituição de ensino, e pode ter consequências como a evasão escolar.
Um dos grandes problemas enfrentados pelos educadores e gestores na hora de realizar uma comunicação mais efetiva entre a escola e os alunos/pais, é a correria que existe no dia a dia. Por isso, traremos alguns pontos que devem ser considerados para que não haja uma lacuna nas informações.
1. Garantir periodicidade na comunicação escolar
Mantenha a comunicação com seus alunos, não apenas em momentos de matrícula. Se demonstre preocupado com a experiência que eles estão vivendo. Explore outros pontos e oportunidades de relacionamento, de dicas para o dia a dia, destaque eventos do seu calendário acadêmico, indique livros… mantenha um vínculo e uma proximidade da sua marca e as pessoas.
Outro ponto que pode ser explorado é o relacionamento financeiro. Avise quando uma mensalidade for paga, e mantenha comunicados frequentes quando houver inadimplência, afinal, quanto mais presente a sua marca estiver na memória dos alunos com débitos, maior a probabilidade dele quitar a dívida, evitando a famosa “bola de neve”.
2. A escola está comunicando os pais de forma clara e objetiva?
A participação da família é muito importante durante toda a educação dos alunos, pois, além de contribuir para o desenvolvimento contínuo, mantém os responsáveis engajados e satisfeitos com os objetivos da escola. Conhecer a rotina dos filhos dentro da escola é um passo importante para manter essa proximidade.
A falta de informação sobre o método de ensino, as práticas pedagógicas e questões disciplinares contribuem para o mau desempenho do aluno. Consequentemente, a ausência de informações aos pais reforça as dificuldades, já que eles podem ajudar a melhorar esta situação.
3. Os emails estão sendo utilizados da forma correta?
Você está utilizando dos e-mails para informar seus alunos das mais diversas atividades e eventos? Essa pergunta se dá porque, a instituição de ensino precisa comunicar todas as informações que impactem na vida acadêmica do aluno, como a alteração da semana de provas, por exemplo. Ou ainda, mudança de alguma data importante no calendário escolar. Um passo que não pode ser pulado é o envio mensal deste calendário, isso pode ser feito por um comunicado com os principais eventos para os próximos dias.
Deixe sempre as informações claras e de fácil entendimento e em locais visíveis. Quando possível, deixar elas expostas em murais e na tela inicial do Portal do Aluno vinculado ao Portal Web da sua instituição.
4. Esteja presente nas redes sociais
A sua escola/faculdade não tem uma conta nas principais redes sociais? Instagram, Facebook e até mesmo no YouTube? É importante estar presente nestas redes, para reforçar a comunicação com os seus alunos e aumentar os pontos de relacionamento com as pessoas.
Comunicar eventos internos ou referenciar atualizações que impactam no dia a dia de todos. Utilizar as redes sociais para este tipo de publicação, é indispensável. Faça uma pesquisa com seus alunos para saber quais são as redes que eles utilizam, escute eles e faça um planejamento de comunicação.
5. Deixe claro aos alunos quais recursos eles podem utilizar
A instituição de ensino possuí um aplicativo? Instigue seus alunos a realizarem este acesso. Seus alunos demonstram muitas dúvidas que como fazer o primeiro acesso ao seus sistemas web? Prepare um vídeo explicativo, com o passo a passo de como proceder. Além de produzir estes conteúdos, divulgue-os por e-mail para que toda a comunidade acadêmica tenha acesso. Além disso, coloque uma chamada em suas redes sociais, assim você instigará seus alunos por mais pontos de contato.
E lembre-se: de dicas para que os alunos e professores explorem o melhor dos recursos que você coloca à disposição. Caso alguma ferramenta possa ser melhor atualizada, seja ela no aplicativo ou em seu portal on-line, comunique a comunidade acadêmica. Isso irá fortalecer o seu marketing de relacionamento com todos.
6. Divulgue o portfólio de cursos regulares e livres da sua Instituição
Além de fazer uma publicidade em cima dos cursos de longa duração, é importante divulgar também os cursos rápidos. Eles são uma ótima maneira de captar novos alunos e de reter os alunos atuais, pois aumenta o vínculo e o engajamento com a instituição.
Ter acesso fácil a todo catálogo de cursos da instituição, ajuda nesse movimento. Ajuste seu site para que as informações fiquem acessíveis e de fácil entendimento, encorajando as pessoas a se interessarem pelo trabalho feito pela sua equipe.
7. Não usar a tecnologia para melhorar a comunicação
Em resumo, nós vimos nos tópicos anteriores várias informações sobre planejamento, metodologia, e sobre como usar ferramentas para se comunicar com os alunos. Esse compartilhamento de mensagens só será possível se você tiver uma boa base tecnológica, garantindo que os comunicados serão enviados aos e-mails corretos.
Permita que seus alunos atualizem os dados de contato diretamente pelo portal online. Use esses dados para enviar e-mails ou exportar listas para ferramentas de e-mail marketing. Use o próprio Portal do Aluno como um canal de interação para divulgar calendários, eventos, atividades pedagógicas. Envie mensagens pelo aplicativo integrado ao sistema da sua instituição.
Explore o melhor da tecnologia para as necessidades da sua instituição. Implemente uma prática de trabalho alinhada com as suas necessidades e com o seu planejamento de comunicação.
Enfim, entenda qual a melhor forma de se comunicar com o corpo docente e com os seus alunos. Adapte o planejamento sempre que julgar necessário, reinvente-se e estreite o relacionamento com todos os envolvidos da sua instituição.