O que você precisa saber sobre Boletos Registrados

O que você precisa saber sobre Boletos Registrados

O sistema bancário brasileiro está passando por uma série de mudanças, especialmente com relação aos boletos de mensalidades. Elas impactam diretamente as instituições de ensino, como escolas e faculdades. O objetivo é aumentar a segurança e modernizar o processo de cobrança bancária. Isso vai garantir uma troca mais ágil das informações, e claro, ter um controle fiscal maior sobre tudo o que acontece. De uma forma bastante especial os boletos bancários tiveram um impacto. O sistema criado em outubro de 1993, esta passando pela primeira grande reformulação.

Até aqui qualquer empresa poderia optar pelo uso de duas formas de cobrança (ou carteiras, como chamadas pelos bancos):

  • Boleto Sem Registro: o banco é mediador do processo de recebimento dos boletos e fica sabendo do valor a ser pago apenas no ato de recebimento, creditando o dinheiro na conta da empresa. A operacionalização é mais fácil pois dispensa algumas etapas que são exigidas pelos boletos registrados;
  • Boleto Com Registro: neste caso o banco fica sabendo da necessidade de pagamento de um boleto antes mesmo do pagamento ser realizado. Isso engessa algumas alterações e mudanças de valores, descontos, ou dados do responsável pelo pagamento e etc.

A flexibilidade que existia para que cada empresa escolhesse pela modalidade que mais lhe interessava, deixou de existir.

Começou em 2017 a mudança na plataforma de cobrança, que de forma gradativa fará com que todos os boletos existentes sejam registrados.

 

Por que registrar boletos

O registro de um boleto garante mais segurança entre as partes envolvidas. O boleto passa a ter validade de um documento oficial, é quase como um recibo de contratação de serviço. Os boletos registrados e não pagos podem ser registrados, promovendo uma segurança maior em favor das empresas prestadoras de serviços.

O processo de migração dos boletos sem registro para os registrados é acompanhado pela Febraban – Federação Brasileira de Bancos – que é a principal entidade representativa do setor bancário brasileiro.

Como falamos, o registro de boletos que era opcional, passou a ser obrigatório nestes prazos:

  • Boletos de R$ 50.000,00 ou mais, desde 13/01/2018;
  • Boletos de R$ 4.000,00 ou mais, desde 03/02/2018;
  • Boletos de R$ 2.000,00 ou mais, desde 24/02/2018;
  • Boletos de R$ 800,00 ou mais, desde 24/03/2018;
  • Boletos de R$ 400,00 ou mais, 26/05/2018;
  • Boletos de R$ 0,01 ou mais, 21/07/2018.

O prazo final da implantação da nova plataforma de cobrança é o dia 22/09/18, data limite para migração de outros boletos (cartão de crédito, doações e etc).

 

Quais dados devem ser enviados

Ao fazer um registro de boleto, são enviados dados relacionados aos valores (quando deve ser pago, desconto e vencimento) e também dados de quem é o responsável pelo pagamento do título (nome, cpf, endereço…).

O primeiro envio das informações precisa ser feito antes da tentativa de pagamento do boleto. Além dos dados que compõem a geração do boleto é necessário também o envio de “atualizações” sobre ele.

Se houver uma mudança de desconto ou vencimento, ou dos dados do responsável pelo pagamento, isso também deve ser informado ao banco. E ainda, se houver alguma mudança na situação do débito (se o título for cancelado ou foi pago por outro meio).

 

Como enviar as informações

A troca de informações entre o Unimestre e o banco pode ser feita:

  1. Por Web-Service*: a comunicação com o banco acontece em tempo real, o próprio Unimestre informa ao banco da geração do novo boleto;
  2. Por Van*: o Unimestre gera arquivos de remessas e grava ele em pastas no servidor da Instituição. O sistema do banco é configurado para fazer a leitura destes arquivos de tempos em tempos (a cada 15 minutos, ou a cada hora – por exemplo);
  3. Manualmente: é a forma mais usada pelas instituições. Neste caso, um usuário precisa acessar a tela de remessas bancárias, gerar o arquivo e enviá-lo manualmente pelo sistema do banco.

*A utilização do Web-Service e Van dependem da viabilidade técnica entre o Unimestre e o Banco. Consulte nossa equipe técnica através do UniSAC para saber mais sobre isso.

Após o envio da informação para o banco, varia conforme cada instituição bancária o tempo de processamento desta informação. Em muitos casos, isso acontece apenas no final do dia útil. A velocidade desta ação depende exclusivamente do banco e da negociação entre ele e cada cliente.

 

E como controlar os pagamentos recebidos

Após a criação de um boleto registrado e o envio das informações ao banco, é necessário garantir o acesso ao boleto pelos estudantes e/ou seus responsáveis financeiros. Após isso, é com eles o pagamento. Quando o título for pago, o banco disponibilizará essa informação através de arquivos de retornos bancários. A instituição deve baixar estes arquivos no sistema do banco para importação no ERP Educacional.

 

E ainda…

Como falamos no início desta postagem, toda essa movimentação envolve taxas bancárias. Quais são elas? Bom, isso depende do acordo que cada cliente (sua empresa) fizer com o banco. O padrão é: cobrar pelo registro do boleto e por cada alteração feita. Se forem muitas, uma única cobrança acaba ficando cara, por isso é bom evitar qualquer tipo de mudança após o registro. Quando a instituição tem muitos boletos e uma movimentação financeira grande, há uma margem maior para negociação dessas taxas. Um dos cenários mais favoráveis é: apenas é paga a taxa pelo boleto liquidado (nada pelo registro ou pelas alterações).

Outro ponto importante a ser considerado é: o cálculo de multa e juros dos pagamentos com atraso. Ele deixa de ser feito de forma manual e passa a ser indicado pelo próprio sistema bancário. A definição dos percentuais de cobrança são feitos junto ao próprio banco, e não mais por mensagens orientativas nos boletos. É importante ter coerência entre a taxa informada em seu ERP Financeiro e o valor definido junto a sua instituição financeira.