A Instituição e a escolha do Unimestre
O Pequeno Polegar é uma escola de educação básica com 38 anos de mercado. Localizada na região metropolitana de Curitiba-PR, em São José dos Pinhais, atende hoje aproximadamente 550 alunos, desde o ensino infantil até o ensino fundamental I, abrangendo crianças de 0 a 10 anos de idade.
Convidamos o Diretor da escola, Haroldo Andriguetto Junior, para um bate-papo sobre a vivência da escola com o uso do sistema de gestão educacional Unimestre e como conseguiram entregar uma experiência digital diferenciada. Haroldo é mestre em Administração e Doutor em Educação, e vai contar para gente um pouco dessa parceria de sucesso.
Para começo de conversa, é interessante conhecer os critérios que levaram a escola a buscar uma mudança de sistema de gestão escolar: a instituição estava à procura de um sistema robusto e, ao mesmo tempo, ágil, que otimizasse o tempo da equipe administrativa, apoiasse as atividades junto a órgãos reguladores educacionais, e que tivesse condições de levar, ainda, diferenciais aos alunos e seus responsáveis, via tecnologia e novas integrações.
Esses foram os motivos para contratação do Unimestre, parceria essa que já completa cinco anos. Continue conosco neste artigo para saber um pouco mais da experiência do cliente e entender como você também pode ter essas vantagens em sua instituição.
Desafios iniciais
O período de implantação do sistema foi desafiador para a escola, mas após essa fase passageira e necessária para deixar tudo configurado e alinhado às expectativas da instituição, houve aumento de produtividade da equipe administrativa e agilidade nos processos.
Com um sistema de gestão integrado, foi possível mapear facilmente os fluxos de processos internos e integrar os setores da instituição. Toda a equipe administrativa conseguiu entender a ferramenta e fazê-la funcionar, o que otimizou a operação interna da escola.
Inicialmente com o uso da ferramenta em formato desktop, hoje O Pequeno Polegar está em fase de migração para a versão web. A escola enxerga benefícios nessa mudança, como: a possibilidade de acessar o sistema de qualquer lugar da escola (e até fora dela), e um maior nível de segurança da informação.
É claro que há algumas mudanças de telas do sistema desktop para a web, mas a instituição não viu isto como um ponto negativo, pelo contrário, conseguiram ter mais autonomia para personalização dentro do sistema.
Relacionamento e experiência digital diferenciada com o Aplicativo Unimestre
Para O Pequeno Polegar, o aplicativo e o portal online são as maiores ferramentas de comunicação e relacionamento da instituição, pois permitem um fluxo de interação rápido, atual, integrado, atualizado e automatizado.
Com o uso do app, a escola informa com rapidez e segurança, o que antes não acontecia com o uso da agenda física, por exemplo. Além do recebimento de recados diversos, os responsáveis dos alunos ficam cientes de alguns dados em tempo real, como o controle de acesso dos filhos à escola, o acompanhamento alimentar por intermédio do cardápio da cantina, o acesso ao boletim em forma digital e a possibilidade de fazer a rematrícula de forma online.
Sabendo da barreira digital de algumas pessoas, a escola capricha nas orientações aos pais. Para que eles se sintam aptos e motivados ao uso das ferramentas digitais, a escola já tem uma rotina bem definida: no momento da matrícula, a equipe administrativa os orienta e os apoia em tudo, desde o login e senha até a experiência real em alguma tela do app ou portal. Os responsáveis são instigados, inclusive, a fazer um feedback sobre possíveis melhorias para o sistema.
Essa prática apresentou resultados: na última pesquisa institucional realizada, 95% dos respondentes estavam dentro do app. Outro resultado observado foi a melhora do relacionamento com as famílias. E essa interação não é somente da escola para os pais. O Pequeno Polegar recebe retorno dos comunicados, muitas vezes, antes mesmo do aluno chegar em casa, é quase imediato. Isso mostra que os pais realmente estão atentos às tecnologias e interagem com a instituição.
Todas essas facilidades demonstram que tudo o que é processo pode ser levado para o meio digital e que a instituição coloca os seus esforços no realmente interessa: a educação dos alunos. Além disso, essa postura mostra aos pais que a escola está por dentro das tendências tecnológicas e de mercado, e que entrega uma experiência digital diferenciada.
A experiência com o banco digital
Essa foi a maior operação em termos de implantação de sistemas. Para Junior, foi difícil tomar uma decisão de abrir a operação bancária da instituição e integrar o sistema. Por já ter um relacionamento bancário construído, esse foi o maior desafio.
Contudo, alguns pontos o levaram a tomar a decisão:
- Oferta de pagamento de mensalidades em boleto e PIX;
- Ganho de tempo na conciliação bancária;
- Confiança e transparência: integração automática e certificados de segurança;
- Redução de taxas bancárias;
- Redução de erros, inconsistências bancárias e esquecimentos em processos manuais;
“Estamos muito felizes com o resultado e recomendamos isso a todos os diretores que querem ganhar essa eficiência bancária. O tempo de conciliação bancária por meio de automatizações é infinitamente melhor com o banco digital.”
E não é somente a instituição que tem vantagens ao usar o Unimestre Banking by Bs2. Para quem realiza os pagamentos também é uma grande facilidade. A escola recebeu inúmeros retornos positivos e elogios dos responsáveis pelos alunos. Alguns pais optam pelo pagamento por PIX, por meio do QR Code, e outros por boleto.
Por falar em PIX, essa modalidade já é uma tendência no Brasil, e os pais dos estudantes já estão acostumados com esses meios de pagamento para outros serviços. Ofertar a opção de boleto e Pix mostra a eles que a escola está agindo com transparência e confiança. Com toda a certeza, O Pequeno Polegar serve de inspiração para outras escolas promoverem uma experiência digital diferenciada.
Apoio digital em um momento de crise
A pandemia afetou a escola em meados de março de 2020 e com o uso do sistema Unimestre, em apenas uma semana, a escola conseguiu entregar o EAD aos professores, alunos e pais. Por um bom tempo o uso assíncrono da plataforma atendeu a instituição e, mesmo depois, com o formato síncrono, foi possível disponibilizar as aulas na plataforma e fazer atividades em tempo real.
Pela plataforma do Unimestre, foi possível organizar o conteúdo de uma forma que atendesse a demanda dos pais que não estavam acostumados a esta modalidade EAD. Portanto, os responsáveis conseguiram acompanhar as aulas de uma forma organizada.
Infelizmente, a pandemia também trouxe um cenário de redução de alunos nas escolas e o aumento da inadimplência. Essa rápida transição feita pela escola, do ensino presencial para o EAD, possibilitou à instituição uma melhor gestão do acompanhamento das aulas pelos alunos, ou seja, foi possível ver quais estavam assistindo as aulas e quais não estavam. Assim, foi possível ter noção do risco de evasão e evitar isso por parte dos alunos.
Outra ferramenta que contribuiu para aproximar o aluno da escola e evitou a evasão foi a disponibilização do chat para bate-papo com os professores. Então, mesmo à distância, os alunos puderam continuar com esse contato.
“Quando a demanda é exigente, a oferta tem que ser, no mínimo, inteligente.”
Ainda em 2020, a escola inovou mais uma vez e implementou o módulo de rematrícula online, que otimizou o tempo da equipe administrativa e gerou a previsibilidade de turmas para o próximo período letivo. Da mesma forma, a atualização cadastral também foi feita online, sem a necessidade de deslocamento dos responsáveis até a escola.
Experiência do cliente com o uso do sistema e o suporte do Unimestre
Para O Pequeno Polegar, utilizar o sistema do Unimestre proporciona à instituição a melhor relação custo-benefício, considerando abertura de integração, treinamento e solução para a equipe administrativa.
A atenção do Unimestre em ouvir as dores do cliente, os problemas administrativos existentes e buscar soluções para isso, através de uma experiência digital diferenciada, mostra que o Unimestre não é um sistema fechado e hermético.
Ao mesmo tempo em que o Polegar sugere melhorias no sistema e inovações com base do que veem no “chão” da escola, o Unimestre da mesma forma também caminha nessa mesma direção, acompanhando as mudanças de mercado e as novas tecnologias, como a integração do banking.
Sem dúvidas, a parceria do Unimestre com a escola O Pequeno Polegar contribuiu muito para a digitalização da escola e para a otimização dos processos administrativos. Como você percebeu por meio desse case de sucesso, foi entregue uma experiência digital diferenciada para os alunos e seus responsáveis, o que gera um excelente relacionamento entre instituição e escola, e promove a retenção de alunos. Se você também gostaria de ofertar essa experiência digital para a sua instituição e para os seus alunos, converse com um dos nossos consultores.
