O método mais conhecido para o recebimento de mensalidades escolares, sem dúvida alguma, são os boletos bancários. Ainda que seja possível o uso de recebimento por cartões de forma recorrente, ou via Pix, os boletos ainda dominam esse terreno. O método é antigo conhecido das instituições de ensino, e também dos bancos. As instituições de ensino precisam estar atentas a algumas dicas para reduzir os custos com taxas de boletos, e não perder dinheiro.
Existem dois caminhos para poupar dinheiro com as taxas de boletos. Uma é buscando uma boa negociação com o seu banco. As taxas cobradas podem ser as mais variadas, desde o registro, alterações, manutenção, liquidação… e por aí vai. Alguns bancos simplificam isso e cobram apenas o registro do boleto, e nada a mais.
Tão importante quanto ter um bom acordo de tarifas, é reduzir ao máximo o número de eventos de cobrança. E para isso, uma boa gestão é fundamental.
Integração Manual e muitas taxas de boletos sendo cobradas
Hoje em dia, apenas boletos registrados podem ser utilizados. Isso exige que, antes de um boleto ser pago, ele esteja registrado e disponível para uso na rede bancária. Isso gera obrigações operacionais para as empresas, mas que quando são mal administradas, podem representar um custo muito elevado e perda de dinheiro.
Algumas dicas são fundamentais para que a sua instituição não caia na armadilha de pagar muitas taxas de boletos. Confira:
Não gere boletos em data muito distante da atual
Em escolas e faculdades, uma matrícula significa a geração de 6, 12 ou 18 parcelas, tudo depende do perfil do curso. Muitas instituições registram todos esses boletos de uma única vez para entregar o “carnê” ao estudante. Antigamente, isso fazia sentido. Mas hoje, com a facilidade de acesso aos boletos via Portal do Aluno e do Responsável, ou por e-mail, não há essa necessidade.
Durante esses meses futuros das parcelas, muitas coisas podem acontecer: o estudante pode cancelar a matrícula, o título pode ter alguma alteração de valor, a forma de pagamento pode ser alterada de boleto para cartão, pode surgir outra oferta de integração com tarifas menores.
Observe que nessas situações, a sua instituição pode pagar pelo registro, cancelamento e alteração de boletos, dependendo da relação com o banco que a sua instituição utiliza.
A primeira grande dica é: não gere boletos com vencimento superior a 60 dias da data atual. Economize nas taxas de boletos e poupe dinheiro.
Para evitar isso, uma forma simples de antecipar o registro dos boletos é, no mês anterior, registrar os boletos do mês seguinte. Isso dilui o custo de tarifas ao longo do ano.
Gere apenas os boletos com potencial de pagamento, fuja dos inadimplentes
O custo de geração de boletos representa uma parte importante do custo das instituições de ensino. Ele faz sentido nos casos em que o boleto é gerado e é pago. Na lógica, é creditado muito mais dinheiro, do que o desconto da tarifa.
Mas, um dos grandes vilões do fluxo de caixa das instituições, é a geração de boletos que não serão pagos. Eles representam um custo, sem que isso se transforme em uma receita efetiva, exigindo posteriormente outros boletos (novas taxas e custos) para viabilizar o recebimento.
Um bom caminho é garantir que o registro de boletos só será feito para as pessoas que de fato farão o pagamento deles. Infelizmente, não tem como prever e saber disso com antecedência. Mas, algumas coisas podem ser feitas para otimizar esse processo.
Se a sua instituição tem um processo de geração manual de boletos, com integração bancária via arquivos de remessas e retornos, antes de enviar os dados para registro, remova alunos que historicamente não pagam a mensalidade em dia, ou, que fazem o pagamento por outros métodos. Isso gera um trabalho manual, mas que se transforma em economia para o seu caixa.
A segunda grande dica é: calibre a geração de boletos para aqueles com alto potencial de pagamento. Evite o registro de boletos que não serão pagos.
Aposte na tecnologia e reduza os custos de tarifas bancárias
Falamos sobre não gerar boletos com um vencimento muito distante da data atual, e sobre o cuidado para gerar boletos com alto potencial de recebimento. Isso exige alguns controles manuais e a interação constante da equipe financeira da Instituição com o sistema de gestão educacional, e com a plataforma do próprio banco.
Mas, já existem soluções mais eficientes para esse processo de integração de boletos, que dispensam esses controles manuais. Confira:
Registro online e automático de boletos
O registro automático de boletos altera uma etapa importante do método manual de registro, onde após um boleto ser gerado, é necessário enviar a informação via arquivo de remessa bancária ao banco. No método online, o sistema de gestão da Instituição pode ser vinculado ao banco para viabilizar o registro no ato de impressão. Basicamente, ao imprimir um boleto, antes dele ser apresentado na tela, o sistema se integra com o banco e faz o registro, para somente então, exibi-lo ao usuário – tudo isso, em segundos que o usuário nem percebe.
A grande diferença deste método é que os registros não acontecem em grande quantidade. O registro é feito sob demanda. Por exemplo: um aluno ou seu responsável, que clica para visualizar um boleto, provavelmente fará isso com a intenção de pagamento imediato ou agendamento. Isso apoia a dica que nós apresentamos anteriormente, para gerar apenas boletos com alto potencial de pagamento. As pessoas inadimplentes, ou sem intenção de pagar o boleto, provavelmente não irão gerá-lo, e portanto, não será cobrada nenhuma taxa por esse evento.
Portal Online e notificadores de cobrança
A cultura de entrega dos carnês de pagamento esta associada ao hábito de entrega da forma de pagamento aos estudantes em papel. Mas a eficácia desse método, salvo alguma realidade específica, é muito menor do que a dos métodos digitais e automatizados.
Disponibilize aos seus alunos e responsáveis, o acesso a um portal financeiro, onde cada pessoa possa ver a sua realidade financeira. Permita que o usuário veja quais títulos estão pagos e quais estão pendentes, com destaque na data de vencimento e nos valores.
Neste portal, permita que cada pessoa possa fazer a geração dos boletos de pagamento. Ah, mas lembre-se da dica: evite deixar datas futuras muito distantes da data atual. Ajuste seu sistema para um prazo de 45 ou 60 dias apenas. O número de pessoas que já agenda pagamentos para um curso inteiro, é muito pequena, não vale o custo.
Mas, só disponibilizar os boletos no Portal Online pode não ser o suficiente. Faça a informação chegar nas pessoas de forma ativa e eficiente, e faça isso por e-mail ou via notificadores no aplicativo do estudante. Automatize mensagens lembrando que um determinado título irá vencer em uma semana, ou no dia seguinte. Inclua nessa mensagem a data de vencimento, o valor e o link de acesso ao boleto.
Nesses notificadores, algumas instituições optam em enviar também a linha digitável e o boleto anexado em PDF. Isso também exige o registro antecipado de boletos, e não apenas sob demanda. Ou seja, aquela pessoa inadimplente, que não tem a intenção de pagar um título, terá o boleto registrado independente dela abrir o arquivo/link ou não.
Avalie a sua realidade e a cultura dos seus clientes
Apresentamos algumas dicas que podem apoiar os processos da sua Instituição. O objetivo é gerar mais eficiência, com menos trabalho, e com menos tarifas e taxas de boletos.
Cada empresa gerou uma cultura com seus clientes. Não caia na tentação de dizer “mas nós sempre fizemos assim“, e busque um caminho onde a sua instituição almeja o cenário ideal. Promova mudanças gradativas e comunique elas para a sua base de clientes. Trabalhe junto da sua equipe e dos sistemas que a sua instituição possui, para construir o “sempre desejamos que fosse assim“, associando tecnologia e eficiência, a um baixo custo operacional.
Tenha um sistema a altura das suas expectativas
Mais do que idealizar um processo de gestão, a sua instituição deve possuir as tecnologias certas e ter tudo configurado da melhor forma.
O Unimestre permite que os clientes tenham a geração de mensalidades feita, de forma integrada com a área acadêmica. Os valores das parcelas (seja ele fixo ou por crédito) é definido automaticamente. O registro de boletos pode ser feito de forma online, integrada com alguns bancos. Já através do Unimestre Banking, as instituições podem usufruir do registro online de boletos, além da baixa automática de títulos sempre que um boleto é pago, e ainda, do recebimento via Pix. As interações com os alunos pode ser feita por uma régua de cobrança com notificadores customizados, que podem ser enviados por e-mail, e por recados no sistema que geram notificações no aplicativo do estudante e do responsável. Ao clicar para ver um boleto, ele é registrado no ato do acesso, e com o Unimestre Banking, ele é liberado imediatamente para ser pago em qualquer banco.
Otimize a sua gestão e foque nos seus resultados. Se a sua instituição é cliente do módulo Unimestre Financeiro, conheça o Unimestre Banking. Agora, se a sua instituição ainda não utiliza o Unimestre, é hora de agendar uma apresentação. Busque mais eficiência de gestão educacional com uma ferramenta totalmente integrada.
