O método mais conhecido para o recebimento de mensalidades escolares, sem dúvida alguma, são os boletos bancários. Ainda que seja possível o uso de recebimento por cartões de forma recorrente, ou via Pix, os boletos ainda dominam esse terreno. O método é antigo conhecido das instituições de ensino, e também dos bancos. As instituições de ensino precisam estar atentas a algumas dicas para reduzir os custos com taxas de boletos, e não perder dinheiro.
Existem dois caminhos para poupar dinheiro com as taxas de boletos. Uma é buscando uma boa negociação com o seu banco. As taxas cobradas podem ser as mais variadas, desde o registro, alterações, manutenção, liquidação… e por aí vai. Alguns bancos simplificam isso e cobram apenas o registro do boleto, e nada a mais.
Tão importante quanto ter um bom acordo de tarifas, é reduzir ao máximo o número de eventos de cobrança. E para isso, uma boa gestão é fundamental.
Integração Manual e muitas taxas de boletos sendo cobradas
Hoje em dia, apenas boletos registrados podem ser utilizados. Isso exige que, antes de um boleto ser pago, ele esteja registrado e disponível para uso na rede bancária. Isso gera obrigações operacionais para as empresas, mas que quando são mal administradas, podem representar um custo muito elevado e perda de dinheiro.
Algumas dicas são fundamentais para que a sua instituição não caia na armadilha de pagar muitas taxas de boletos. Confira:
Não gere boletos em data muito distante da atual
Em escolas e faculdades, uma matrícula significa a geração de 6, 12 ou 18 parcelas, tudo depende do perfil do curso. Muitas instituições registram todos esses boletos de uma única vez para entregar o “carnê” ao estudante. Antigamente, isso fazia sentido. Mas hoje, com a facilidade de acesso aos boletos via Portal do Aluno e do Responsável, ou por e-mail, não há essa necessidade.
Durante esses meses futuros das parcelas, muitas coisas podem acontecer: o estudante pode cancelar a matrícula, o título pode ter alguma alteração de valor, a forma de pagamento pode ser alterada de boleto para cartão, pode surgir outra oferta de integração com tarifas menores.
Observe que nessas situações, a sua instituição pode pagar pelo registro, cancelamento e alteração de boletos, dependendo da relação com o banco que a sua instituição utiliza.
A primeira grande dica é: não gere boletos com vencimento superior a 60 dias da data atual. Economize nas taxas de boletos e poupe dinheiro.
Para evitar isso, uma forma simples de antecipar o registro dos boletos é, no mês anterior, registrar os boletos do mês seguinte. Isso dilui o custo de tarifas ao longo do ano.
Gere apenas os boletos com potencial de pagamento, fuja dos inadimplentes
O custo de geração de boletos representa uma parte importante do custo das instituições de ensino. Ele faz sentido nos casos em que o boleto é gerado e é pago. Na lógica, é creditado muito mais dinheiro, do que o desconto da tarifa.
Mas, um dos grandes vilões do fluxo de caixa das instituições, é a geração de boletos que não serão pagos. Eles representam um custo, sem que isso se transforme em uma receita efetiva, exigindo posteriormente outros boletos (novas taxas e custos) para viabilizar o recebimento.
Um bom caminho é garantir que o registro de boletos só será feito para as pessoas que de fato farão o pagamento deles. Infelizmente, não tem como prever e saber disso com antecedência. Mas, algumas coisas podem ser feitas para otimizar esse processo.
Se a sua instituição tem um processo de geração manual de boletos, com integração bancária via arquivos de remessas e retornos, antes de enviar os dados para registro, remova alunos que historicamente não pagam a mensalidade em dia, ou, que fazem o pagamento por outros métodos. Isso gera um trabalho manual, mas que se transforma em economia para o seu caixa.
A segunda grande dica é: calibre a geração de boletos para aqueles com alto potencial de pagamento. Evite o registro de boletos que não serão pagos.
Aposte na tecnologia e reduza os custos de tarifas bancárias
Falamos sobre não gerar boletos com um vencimento muito distante da data atual, e sobre o cuidado para gerar boletos com alto potencial de recebimento. Isso exige alguns controles manuais e a interação constante da equipe financeira da Instituição com o sistema de gestão educacional, e com a plataforma do próprio banco.
Mas, já existem soluções mais eficientes para esse processo de integração de boletos, que dispensam esses controles manuais. Confira:
Registro online e automático de boletos
O registro automático de boletos altera uma etapa importante do método manual de registro, onde após um boleto ser gerado, é necessário enviar a informação via arquivo de remessa bancária ao banco. No método online, o sistema de gestão da Instituição pode ser vinculado ao banco para viabilizar o registro no ato de impressão. Basicamente, ao imprimir um boleto, antes dele ser apresentado na tela, o sistema se integra com o banco e faz o registro, para somente então, exibi-lo ao usuário – tudo isso, em segundos que o usuário nem percebe.
A grande diferença deste método é que os registros não acontecem em grande quantidade. O registro é feito sob demanda. Por exemplo: um aluno ou seu responsável, que clica para visualizar um boleto, provavelmente fará isso com a intenção de pagamento imediato ou agendamento. Isso apoia a dica que nós apresentamos anteriormente, para gerar apenas boletos com alto potencial de pagamento. As pessoas inadimplentes, ou sem intenção de pagar o boleto, provavelmente não irão gerá-lo, e portanto, não será cobrada nenhuma taxa por esse evento.
Portal Online e notificadores de cobrança
A cultura de entrega dos carnês de pagamento esta associada ao hábito de entrega da forma de pagamento aos estudantes em papel. Mas a eficácia desse método, salvo alguma realidade específica, é muito menor do que a dos métodos digitais e automatizados.
Disponibilize aos seus alunos e responsáveis, o acesso a um portal financeiro, onde cada pessoa possa ver a sua realidade financeira. Permita que o usuário veja quais títulos estão pagos e quais estão pendentes, com destaque na data de vencimento e nos valores.
Neste portal, permita que cada pessoa possa fazer a geração dos boletos de pagamento. Ah, mas lembre-se da dica: evite deixar datas futuras muito distantes da data atual. Ajuste seu sistema para um prazo de 45 ou 60 dias apenas. O número de pessoas que já agenda pagamentos para um curso inteiro, é muito pequena, não vale o custo.
Mas, só disponibilizar os boletos no Portal Online pode não ser o suficiente. Faça a informação chegar nas pessoas de forma ativa e eficiente, e faça isso por e-mail ou via notificadores no aplicativo do estudante. Automatize mensagens lembrando que um determinado título irá vencer em uma semana, ou no dia seguinte. Inclua nessa mensagem a data de vencimento, o valor e o link de acesso ao boleto.
Nesses notificadores, algumas instituições optam em enviar também a linha digitável e o boleto anexado em PDF. Isso também exige o registro antecipado de boletos, e não apenas sob demanda. Ou seja, aquela pessoa inadimplente, que não tem a intenção de pagar um título, terá o boleto registrado independente dela abrir o arquivo/link ou não.
Avalie a sua realidade e a cultura dos seus clientes
Apresentamos algumas dicas que podem apoiar os processos da sua Instituição. O objetivo é gerar mais eficiência, com menos trabalho, e com menos tarifas e taxas de boletos.
Cada empresa gerou uma cultura com seus clientes. Não caia na tentação de dizer “mas nós sempre fizemos assim“, e busque um caminho onde a sua instituição almeja o cenário ideal. Promova mudanças gradativas e comunique elas para a sua base de clientes. Trabalhe junto da sua equipe e dos sistemas que a sua instituição possui, para construir o “sempre desejamos que fosse assim“, associando tecnologia e eficiência, a um baixo custo operacional.
Tenha um sistema a altura das suas expectativas
Mais do que idealizar um processo de gestão, a sua instituição deve possuir as tecnologias certas e ter tudo configurado da melhor forma.
Otimize a sua gestão e foque nos seus resultados. Se a sua instituição ainda não utiliza o Unimestre, é hora de agendar uma apresentação. Busque mais eficiência de gestão educacional com uma ferramenta totalmente integrada.
