O trabalho por home office não é novidade, muito se fala sobre ele, mas nem todas as empresas (e seus colaboradores) estão habituados a essa forma de trabalho. Mas ele tem se tornado cada vez mais comum no dia a dia de muitas pessoas. Ele gera uma série de benefícios, mas alguns cuidados são importantes para garantir que a produtividade não seja afetada.
Quem adotar esse tipo de medida, enfrentará alguns desafios pela frente. Para auxiliar nessa adaptação, nós separamos algumas dicas para que tudo aconteça da melhor forma possível.
1. Garanta em um ambiente adequado
Procure cômodos da sua casa que sejam aptos para você exercer a sua atividade. Pense na ergonomia e disposição dos móveis, garanta também uma cadeira confortável, evitando que você tenha futuros problemas com a saúde. Crie a sua estação de trabalho, que será usada exclusivamente para as suas atividades profissionais.
2. Mantenha uma rotina saudável e tire o pijama
Defina sua agenda diária de trabalho e atividades, com o horário de início e fim de cada período. Estabeleça horários para os lanches rápidos e para o café. Como no home office todo o trabalho é feito em frente ao computador, o ideal é não fazer as refeições na mesma mesa. Vista-se como se estivesse indo trabalhar, seu corpo e sua mente precisam entender que você está em casa, mas não está em um horário de descanso.
3. Garanta uma boa conexão com a internet
Para que tudo funcione muito bem, a conexão com a internet é fundamental. Sem ela, não existe comunicação com o ambiente exterior.
4. No home office, comunicação é indispensável
Escolha a sua plataforma oficial de comunicação, para que seus colegas e clientes saibam como localizá-lo. As mais comuns são o Skype, Slack, Zoom, Google Hangouts ou até mesmo o WhatsApp. Adapte de acordo com o perfil da sua instituição e da comunidade acadêmica. Em alguns momentos, priorize as videochamadas e videoconferências, garantindo que as conversas tenham um momento exclusivo, evitando várias conversas simultâneas, que possam interferir na sua produtividade
5. Trabalho em equipe? Tenha reuniões periódicas
Fazer breves reuniões para começar e finalizar o dia pode ser útil para a equipe fique alinhada e esteja trabalhando junta. Isso serve também para reduzir a sensação de isolamento. As reuniões no fim do dia ajudam a definir a pauta do dia seguinte e servem também para marcar o fim do expediente.
6. Defina suas tarefas e metas diárias
Dedique os primeiros cinco minutos do dia para planejar a sua meta de atividades do dia. Com isso, você saberá o que deve alcançar, garantindo que outras interferências ou ou reuniões, não prejudiquem suas atividades.
7. Demonstre produtividade
Trabalhar em home office exige maturidade dos profissionais. Garanta ações do seu trabalho que sejam percebidas pela sua equipe. Não adianta mandar vários e-mails, demonstre a sua produtividade com ações reais que beneficiem a sua equipe ou seus clientes, que reduzam demandas de trabalho e resolvam situações conhecidas por todos.
8. Tenha um work flow de atendimentos
Por fim, um questionamento: como as requisições de atividades são enviadas para você? E-mail? Usando ferramentas de comunicação diversas? A sua produtividade depende dessa organização, do contrário, você ficará mais tempo respondendo mensagens, do que trabalhando e produzindo resultados.
Tenha um sistema para controlar as pendências da sua equipe e a fila de atendimentos. Você pode usar planilhas em Excel, o Trello, ou recursos similares. No Unimestre, por exemplo, os nossos clientes podem usar o módulo de requerimentos. É como se fosse uma “secretaria web”, onde os estudantes e professores podem fazer requisições, que serão encaminhas entre os setores dentro de um fluxo de atividades, definido para cada tipo de requerimento. O requerente consegue acompanhar todas as informações sobre o atendimento, diretamente pelo Portal On-Line.
É importante que as empresas e pessoas envolvidos num processo de home office, estejam buscando constantemente por melhorias. Em algumas atividades, a produtividade neste ambiente será maior. Em outros, será menor. Mas em todas é possível buscar a melhor experiência possível.
