Gestão escolar é o processo de administração de toda a instituição de ensino. Ela é formada por 7 áreas principais: administrativa, financeira, RH, acadêmica, pedagógica, comunicação e de TI. É chamada também de Gestão Educacional por atender a vários modelos educacionais. Aplica-se para escolas de educação básica, instituições de ensino superior, gestão de cursos livres ou de escolas de idiomas, e ainda, para a área de gestão corporativa de conhecimentos – ou Universidade Corporativa para colaboradores e clientes.

Cada instituição de ensino possui o seu modelo hierárquico de gestão. Normalmente em faculdades e universidades, existe um mantenedor, administrado por seu presidente e seus conselheiros. Na sequência (e a partir daqui começa a gestão na maioria das demais instituições) há uma direção geral, e vinculada a ela, cada uma das áreas chaves de gestão da instituição de ensino.

As principais áreas de Gestão Escolar

São 7 grandes áreas que compõem a Gestão Escolar, ou, Gestão Educacional. Conheça alguns detalhes sobre cada uma:

Gestão Administrativa

É a responsável por garantir que a instituição esteja “funcionando” de forma fluída. Alinha processos operacionais entre as equipes e opera como um hub de integração entre as áreas. Além disso:

• Administra a estrutura e o patrimônio
• Zela pela limpeza e conservação
• Gerencia os processos de compras e o almoxarifado
• Acompanha a legislação e garante o cumprimento de todas as leis
• Determina a cultura institucional e incentiva a sua disseminação
• Determina os fluxos operacionais
• Incentiva o bom uso da tecnologia e de métodos ágeis de produtividade

Gestão Financeira

É a área responsável por administrar todos os recursos financeiros da instituição. Do recebimento de mensalidades ao pagamento de compromissos. Trabalha sempre pautada numa gestão por orçamento, de olho na margem de lucro e avaliando a capacidade de realização de investimentos para garantir o crescimento da instituição.

• Define os valores dos cursos e dos produtos ofertados pela instituição
• Negocia convênios com instituições financeiras para buscar boas taxas de operação
• Estabelece o fluxo de recebimentos das diferentes áreas (matrícula presencial, matrícula web, processo seletivo, cursos livres…)
• Gerencia o recebimento de mensalidades
• Administra as contas bancárias e as transações entre contas ou de recorrências
• Controla a tesouraria e os caixas internos
• Tem controle sobre todo o contas a pagar da instituição
• Define o orçamento a ser aprovado anualmente e acompanha diariamente o seu cumprimento
• Estabelece estratégias e ações para o recebimento de inadimplências
• Alinha a operação com a contabilidade e gera as prestações de contas

Gestão de RH

Instituições de ensino lidam e existem em função das pessoas, todas as áreas tem o compromisso de promover as melhores práticas possíveis envolvendo os profissionais. Mas o RH foca especialmente na contratação e qualificação do quadro funcional. As principais atribuições, são:

• Organização do processo seletivo e contratação de profissionais
• Alinhamento com a gestão administrativa do código de cultura da empresa e compartilhamento com a equipe
• Definição do calendário contínuo de treinamentos e qualificação profissional
• Busca de engajamento e satisfação da equipe
• Acompanhamento da Avaliação de Satisfação dos profissionais
• Análise de clima organizacional

Gestão Acadêmica

Organiza todo o processo envolvendo a Secretaria Acadêmica da Instituição, os processos de matrículas, documentações e emissões de documentações oficiais. Tem como principais atribuições:

• Manter cadastro atualizado dos professores e suas titulações
• Definir o processo seletivo e/ou as formas de matrícula dos estudantes
• Recebe e valida os documentos dos alunos e cursos e organiza o acervo acadêmico digital da instituição
• Prepara o sistema para o uso dos diários de classe pelos professores
• Acompanha o preenchimento dos diários e o cumprimento dos prazos
• Cria o calendário acadêmico integrando processos gerenciais administrativos e pedagógicos
• Exporta dados para o Censo Escolar e o INEP (e demais demandas legais)
• Gerencia os registros acadêmicos e emite os documentos oficias

Gestão Pedagógica

Define não só todo o processo de ensino da instituição, como também a forma como os conteúdos serão trabalhados com os estudantes. É responsável por determinar o tom da abordagem educacional.

• Define as matrizes curriculares de aprendizagem
• Promove capacitações com os professores
• Analisa os planos de ensino das disciplinas
• Acompanha a rotina das aulas e o clima educacional
• Faz acompanhamento dos estudantes e promove ações que aumentem o engajamento destes com as aulas
• Acompanha o trabalho da CPA na aplicação da Avaliação Institucional

Gestão de Comunicação

É responsável pela divulgação da instituição como forma de marketing institucional. Mas, acima de tudo, tem a função de promover o engajamento da comunidade acadêmica com o dia a dia da instituição.

• Determina como o site funcionará para as divulgações de notícias e captação de matrículas
• Publica postagens no blog e promove o compartilhamento nas redes sociais
• Envia comunicados aos professores e funcionários se antecipando a ações do calendário acadêmico
• Mantem um fluxo de interação constante com os estudantes, alertando-os sobre datas de aulas (especialmente quando são cursos EAD)
• Interage com os responsáveis pelos alunos, alertando-os sobre tarefas e atividades
• Reforça orientações da instituição sobre as diferentes áreas (biblioteca, laboratórios, processo de matrícula, pagamento de boletos…)
• Busca a aproximação das pessoas com a sua rotina dentro da instituição

Gestão de TI

Cuida de toda a estrutura tecnológica da instituição e atua como promotor pelo engajamento no uso de sistemas e recursos tecnológicos.

• Cuida da estrutura de computadores e da rede de dados
• Gerencia a segurança da rede através de firewalls e regras de trafego de informações
• Administra a hospedagem do site e dos sistemas, seja em servidores internos ou na nuvem
• Mantem controle das licenças de softwares e do processo de uso e distribuição de dados
• Presta apoio técnico aos usuários para garantir a operação do dia a dia
• Promove treinamentos e ações de engajamento dos usuários nos softwares de gestão
• Está alinhado com as as demais equipes para garantir o fluxo dos processos e propõem melhorias para aumentar a produtividade

Certamente, nenhuma dessas áreas trabalha de forma isolada. Uma Gestão Escolar eficiente exige muitas trocas de informações apoiada por um fluxo muito bem definido para garantir que as ações estejam fluindo de forma eficiente. Estas equipes podem ser reduzidas ou ampliadas conforme os recursos da sua instituição e de acordo com as potencialidades dos profissionais envolvidos.

Ao definir o modelo de gestão educacional da sua instituição, deve-se focar na construção de um projeto que potencialize uma cultura organizacional clara, transparente, e eficaz.