O Ministério da Educação – MEC tem publicado uma série de portarias que buscam um fechamento em torno da digitalização de processos e documentos. Mudanças de legislação sobre a expedição e o registro de diploma para cursos superiores de graduação não acontecem desde 1978. Nos últimos dois anos, foram publicados um decreto e quatro portarias. Uma delas é a portaria 1.095/18 de 25/10/2018 e com prazo de adaptação é o dia 25/04/2019.
Aliás, a portaria 1095/18 traz novidades no processo entre a colação de grau dos alunos e a entrega efetiva do diploma ao estudante. Ela estabelece:
Termo de responsabilidade para registro do diploma
No processo de registro do diploma será exigido o preenchimento de um termo a ser assinado pela instituição expedidora do diploma, que atesta a regularidade do documento conferido ao aluno. Ou seja, o documento deve ser assinado pela autoridade máxima da instituição ou seus representantes legais.
Controle de expedição e registros
Todos os diplomas são registrados em livros, com um termo de abertura e registro de anotações e expedições dos documentos. Este pode ser de forma física ou, a partir de agora, também digital. Neste segundo caso, é necessário que o registro eletrônico atenda os requisitos da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP.
Alterações nos documentos
Os documentos oficiais recebem algumas alterações. No histórico escolar do aluno, passam a ser apresentados também o nome dos professores que lecionaram cada disciplina e a sua titulação. E ainda, dados de registro do diploma, publicação em diário oficial (que passa a ser obrigatório), e dados de participação no Enade.
Já o diploma, reforça dados da instituição como nome, CNPJ, número e dados do ato autorizativo da instituição de ensino e do curso.
Prazos de expedição e registro referente a emissão de diploma
Em contra partida, uma das grandes novidades da portaria está no cronograma de prazos. Ele começa a contar no ato de colação de grau dos estudantes. Logo após a formatura, o processo de registro do diploma precisa estar pronto em até 60 dias. Quando pronto, a Instituição Expedidora terá 15 dias para encaminhar a documentação para a IES Registradora. Esta tem outros 60 dias para finalizar a tramitação. Pelas novas regras, a emissão do diploma será feita em até 120 dias, a contar da colação de grau.
Registro em Diário Oficial
Uma das grandes novidades da portaria é a necessidade de publicação no DOU – Diário Oficial da União. Esta ação deve ser feita pela IES Registradora, num prazo de 30 dias a contar da data de registro. Aliás, a publicação deve conter: dados da instituição mantenedora, quantidade de diplomas registrados, e o endereço público para consulta das informações no site da IES Expedidora.
Site para divulgação de informações
As mudanças recentes na legislação buscam a digitalização de processos e tornar públicas informações para aumentar o nível de segurança das informações. Por isso, as instituições de ensino devem disponibilizar em seu site uma área que apresenta um banco de informações de registros de diplomas. Dessa forma, este local deve conter dados do aluno diplomado e informações sobre a expedição da sua diplomação.
Modelos para documento e diploma
A portaria 1.095/18 também determina modelos oficiais de documentos. Entre eles: modelo anverso e verso dos diplomas; modelo de livro de registro de diplomas; o modelo de termo de responsabilidade para instrução do processo de expedição e registro do diploma; e ainda, modelo de extrato de informações sobre o registro de diplomas no DOU – Diário Oficial da União.
Ou seja, a portaria 1.095/18 entre em vigor no dia 25/04/2019 e rege novas regras de emissões de diplomas. Nesse sentido, aplica-se para os alunos que colarem grau a partir deste dia, mas também, para os alunos que já colaram grau e ainda não tiveram seus diplomas gerados. Faça o checklist de revisão dos seus processos para estar de acordo com a legislação.
