O papel tem dado lugar para os bytes. As instituições de ensino tem modernizado sua gestão e transferido boa parte dos seus controles e processos, do físico, para meios mais tecnológicos e ágeis. Parte dessa mudança está associada também a alterações da legislação, que permitem a digitalização de documentos e a criação do acervo acadêmico digital e do uso do certificado digital para assinar os documentos.
Essa aplicação ainda está muito associada ao ensino superior, a educação básica pode usar destes recursos para manter um acesso fácil aos documentos, mas ainda deve manter os documentos físicos armazenados.
Mas, se o papel deixa de ser usado para manter tudo em meios eletrônicos, como assinar um documento? Seu acervo acadêmico digital deve permitir, não apenas a guarda e classificação de documentos, mas também que eles sejam assinados digitalmente. Para isso é necessária a utilização de um certificado digital.
O que é um certificado digital
O certificado digital é um documento eletrônico, equivalente a uma identidade digital, emitido por uma empresa autorizada, com prazo de validade estipulado, associado a uma pessoa física ou jurídica, cujo uso permite a assinatura eletrônica de documentos através de senha de acesso que deve ser informada em cada assinatura. Essa assinatura é associada ao arquivo que estiver sendo assinado, garantindo que o documento criado e assinado não terá qualquer alteração. Se uma alteração for feita no arquivo, a assinatura se rompe e deixa de ter validade, exigindo que uma nova assinatura seja feita.
Tipos de certificados
Existem vários tipos de certificados digitais. Eles podem ser:
- Tipo A (A1, A3): são os mais conhecidos, são usados para autenticar um documento, e possuem validade como assinatura digital. Ele identifica o assinante e garante que, após usado, manterá o documento de forma íntegra.
- Tipo S (S1, S3): é usado para criptografar documentos. Uma vez que o documento seja assinado com ele, só poderá ser aberto com outro certificado similar. Ele não é utilizado habitualmente no mundo acadêmico.
- Tipo T (T3): é conhecido como “carimbo do tempo”. Seu uso determina que um documento foi gerado em determinada data e hora, com base nos horários dos servidores oficiais do governo brasileiro, garantindo o real momento de geração do documento. Seu uso é necessário nas emissões de diplomas digitais.
Se tratando de acervo acadêmico digital, a utilização está concentrada nos documentos tipo A. Mas o A1 e o A3 possuem características diferentes, vamos conhecê-las:
Certificado A1
Esse tipo de certificado é emitido eletronicamente e pode ser baixado em seu computador. O uso pode ser feito armazenando-o no celular, em um pen-drive, deixando salvo no computador, ou, fazendo o upload em um sistema. Em alguns casos existirá mais de uma versão do certificado (você pode copiá-lo para mais de um local), mas em todos, a senha de acesso será necessária no momento do uso.
A vantagem deste tipo de certificado é que seu uso é mais facilitado, permite cópias de segurança e agiliza processos de assinaturas digitais através de softwares. A desvantagem é que o arquivo tem validade de 1 ano.
Certificado A3
É um certificado eletrônico, mas seu uso está associado a um dispositivo físico. O certificado estará dentro de um pen-drive específico para essa finalidade, ou de um cartão de acesso. Seu uso exigirá que o dispositivo seja conectado ao computador no momento do uso, e isso restringe mais a utilização. Apenas softwares instalados no próprio computador, poderiam ler o certificado, qualquer tipo de navegação por um ambiente via internet, inviabilizaria a assinatura.
A desvantagem deste modelo é que ele não pode ser copiado. Cada certificado é único e, se for extraviado, um novo certificado deve ser comprado. A vantagem é que este certificado tem uma duração de 3 anos.
Em ambos os certificados, quando ele é emitido, uma senha é definida. No momento do uso, a senha será requisitada. Se a senha for esquecida, um novo certificado deverá ser adquirido, já que não é possível alterar a senha de um certificado emitido. Ambos são igualmente seguros pois exigem a senha de utilização.
Qual certificado eu devo usar em meu acervo acadêmico digital
Depende da sua intenção de uso, mas recomendamos a aquisição do certificado A1. Ele pode ser usado em assinaturas locais e via sistemas web. No caso de utilização de um acervo acadêmico digital que pode ser totalmente utilizado pelo navegador de internet, o A1 é requisito. O A1 pode ser usado para assinar documentos nos mesmos locais que o A3, mas o A3 não pode ser usado nos mesmos locais que o A1. Ainda que a validade seja menor, ele tem uma abrangência maior de utilização. E a emissão em um menor espaço de tempo gera mais segurança para essa assinatura digital.
Pessoa física ou jurídica
Os certificados digitais de pessoa jurídica são bastante usados em documentos contábeis ou em situações bem específicas. Se tratando de documentos do acervo acadêmico digital da instituição, a assinatura é feita pelas “pessoas” com procurações para tais assinaturas, portanto, utilize o certificado de pessoa física neles.
Como ter um certificado digital
A compra do certificado pode ser feita diretamente pela internet em sites homologados para isso, como o Serasa Experian e o Certisign.
