Vivemos tempos em todas as informações vitais para o nosso trabalho estão em meios digitais. Mantemos tudo salvo na área de trabalho em pastas organizadas, no gerenciador de e-mails e em softwares de gestão.
Mas quando falamos de tecnologia, estamos falando de máquinas. Precisamos nos prevenir a possíveis problemas. De uma hora pra outra computadores param de funcionar, arquivos podem ser corrompidos, raios ou descargas elétricas podem danificar os equipamentos… Você já imaginou perder TODAS as informações?
Pra evitar essa dor de cabeça e vários problemas que isso poderia gerar, nós temos algumas dicas:
Pastas e Arquivos
É possível configurar o seu computador para que ele faça uma cópia de segurança de todos os arquivos na nuvem. Se você salvar um novo arquivo em uma pasta, uma cópia dele será transferida imediatamente para uma “pasta de backup”. Se você apagar algo, o arquivo é apagado da nuvem também. Tudo o que você tiver será “espelhado” em tempo real com um ambiente seguro.
Isso pode ser feito gratuitamente (em alguns casos com restrições de espaço – mas ainda assim, são espaços bem generosos) ou pagando pequenos valores por mês para este serviço. Acredite, esse valor é muito mais barato do que o risco de perder tudo.
As opções mais conhecidas são o OneDrive da Microsoft, o Google Drive e o iCloud da Apple. Usando estes programas, se o computador tiver qualquer problema, basta reinstalá-lo, configurar novamente o programa escolhido, e pronto! Todos os arquivos que estavam na nuvem voltarão como mágica para o seu novo computador.
E-mails
E-mails, ahhh os e-mails… são tantas tarefas, orientações, pedidos. Não são raras as vezes que nós precisamos consultar mensagens antigas para encaminhar algo.
Quando os e-mails são configurados no computador, isso pode ser feito de duas formas:
- IMAP: Quando configurado desta forma, ao baixar os e-mails uma cópia da mensagem permanece no servidor. É uma ótima forma de backup!
- POP: Nesta configuração as mensagens são baixadas e removidas do servidor que administra o seu e-mail. Neste modelo é necessário fazer o backup do programa de e-mails.
Independente da forma é recomendável a cópia do arquivo do programa de e-mails. Ele pode ser salvo na nuvem da mesma forma que abordamos no tópico anterior.
Banco de Dados dos Sistemas
Outra informação vital para a sua instituição são os bancos de dados dos softwares utilizados. O sistema ponto dos funcionários, o sistema de RH, ou o seu sistema de Gestão Educacional.
De todos, talvez seja o backup mais importante pois estamos falando dos dados que pautam a operação da sua instituição. Imagine perder notas de alunos, informações sobre pagamentos de mensalidades… Aqui, todo cuidado é pouco.
O backup destas informações costuma ser feito pela equipe de TI da instituição, mas é fundamental que todos os funcionários conheçam as rotinas e tenham a certeza de que tudo é feito da forma correta.
Ah, e sobre a frequência desses backups: DIARIAMENTE. Pode parecer exagero, mas se houver qualquer problema, ter um backup recente garante que o número de informações perdidas seja mínimo. E tão importante quanto fazer os backups, é saber armazená-los corretamente. Nada de salvar no HD do mesmo computador, ok? Nós temos algumas dicas sobre isso.
Clientes Unimestre que possuem contratado a Solução de TI, têm os backups do banco de dados do Unimestre sendo feitos pela nossa equipe. Os backups são feitos diariamente, armazenados na nuvem em ambientes com redundância! Ainda assim, se a sua instituição quiser usar o módulo “Administração” para fazer um backup manual, também é possível.