Como controlar o recebimento dos documentos nas matrículas

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Sempre que uma nova matrícula é feita surge a necessidade: receber os documentos do estudante. Se esse recebimento não for feito em um período próximo ao da matrícula, aumenta a probabilidade de esquecimento. E se isso acontecer, a promessa de “eu vou trazer daqui uns dias”, vira uma pendência que pode comprometer a sua instituição. Mas a tecnologia pode auxiliar na gestão deste processo. Bem como, garanta que tudo esteja regularizado e que o acervo documental da sua instituição esteja sempre em dia. Entretanto, faça isso e não se preocupe nunca mais com a emissão de diplomas ou com visitações de comissões do MEC!

Os relação de documentos obrigatórios varia de curso para curso. No cadastro de cada um a sua secretaria acadêmica pode indicar quais informações são obrigatórias, ou, quais são complementares. Após isso, a sua instituição passa a depender da entrega das documentações pelos alunos. E é a partir deste ponto que uma série de ações podem ser feitas:

 

Situação do aluno

Após uma matrícula ser feita, o estudante fica numa situação “cursando”? Pare com isso agora mesmo! Enquanto o aluno começar a aparecer na lista de chamada dos professores e ter acesso irrestrito aos recursos da sua instituição, ele não terá motivos para resolver uma pendência que não o afeta. Crie um senso de urgência para a regularização dos documentos.

Dessa forma, a nossa sugestão é: deixe a situação da nova matrícula como “reserva” e só altere após a regularização das pendências.

 

Envio on-line

Simplifique a forma como os alunos podem enviar os documentos. Se a entrega presencial não funcionou, ou, se a sua instituição está pronta para utilizar um controle digital de documentos acadêmicos, permita que os estudantes utilizem esse ambiente também.

Disponibilize no portal individual do estudante uma relação das pendências de documentos. Habilite a possibilidade de envio dos documentos faltantes, diretamente pelo sistema. Após uma rápida conferência pela sua secretaria acadêmica o documento pode ser confirmado como “entregue”!

 

Notifique os estudantes

Nem sempre a memória ajuda. Alguns dias após a matrícula, a probabilidade dos estudantes com pendências de documentos se esquecerem disso, é grande. Por isso, automatize notificadores por e-mail, alertando sobre a necessidade de regularizar a entrega dos documentos. Comunique-se, isso é fundamental!

 

Valide as pendências na Rematrícula On-Line

Outro ponto de verificação da regularidade dos alunos é a rematrícula. Configure o seu processo on-line para validar os documentos e alertar sobre pendências. Mas só avisar, basta? Não. Condicione a continuidade do processo à regularização da situação. O envio pode ser on-line, lembra? A solução estará a poucos cliques de distância.

 

Em conclusão, crie processos dentro da sua instituição para blindar a sua gestão e torná-la muito mais eficiente. Garanta a consistência de todos os dados e a unificação de informações em uma solução única, que já alimente dados no seu Acervo Digital.

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