A implementação de novos projetos e ferramentas é um período que sempre exige muita comunicação, principalmente quando envolve colaboradores internos e outras empresas. Por isso para esses momentos é recomendado que um colaborador interno seja destinado como gerente de projetos, destinado a fazer todos os acompanhamentos necessários e garantir o desenvolvimento do projeto com a verba e os prazos estipulados no cronograma de implementação. A seguir, vamos ver quais são as responsabilidades que o gerente de projeto terá, que podem ser divididas em pelo menos três:
Definição de papéis para o gerente de projetos
Essa primeira etapa é o momento que o gerente de projetos analisa o nível de demanda e, com base nisso, define os papéis de quem estará envolvido. Por exemplo, na implantação de um sistema de gestão escolar como o Unimestre, o gerente de projetos precisa definir quem vai fazer as reuniões de alinhamento com os implantadores da empresa, quem irá fazer as configurações necessárias, quem irá fazer treinamentos do sistema com os demais envolvidos na utilização. O gerente de projetos ficará responsável por definir cada papel dos colaboradores na execução do projeto.
Atribuição de tarefas do gerente de projetos
Depois da avaliação e definição de papéis é necessário que haja uma comunicação para os envolvidos no projeto. Nessa fase é importante garantir que todos saberão desenvolver a função que foram designados, além de saber quais são os prazos de execução do projeto. Vale lembrar que a comunicação é o ponto mais importante para a implementação de qualquer projeto, por isso converse com os envolvidos na aplicação do projeto e entenda quais são os pontos de atenção de cada um. Dessa forma você poderá seguir para a próxima fase com informações relevantes.
Acompanhamento e documentações
Essa é a fase que ocorre durante o projeto, o gerente de projetos fica responsável por acompanhar as equipes e garantir o sucesso do projeto. É interessante que haja uma documentação das fases do projeto para que todas as informações fiquem armazenadas e sempre possam ser analisadas, além é claro, dos materiais dos treinamentos que são disponibilizados para consulta posterior.
Como garantir o sucesso dos projetos
Como mencionado, a maior métrica de um gerente de projetos é justamente a garantia do sucesso da implantação. A função pode ser usada de forma estratégica para a instituição e gerar assim a otimização de recursos, pois haverá um controle e analise maior. E também o aumento da produtividade das equipes. Além disso, a comunicação ficará facilitada com a designação de um responsável do projeto. Pois, assim, a pessoa já estará com a agenda livre para eventuais reuniões com a equipe de implantação. E ainda, deve-se designar para gerente de projetos uma pessoa que consiga transmitir os conhecimentos adquiridos ao longo da instalação do novo sistema ou projeto.
Por fim, seja qual for a nova aquisição que a instituição for realizar, é importante a definição do gerente de projetos. Ter uma pessoa responsável do início ao fim da implantação de um novo sistema, por exemplo, garante que os prazos serão cumpridos e que dentro da sua escola/faculdade haverá uma pessoa que entenderá de boa parte da utilização do sistema.
