Nos últimos dois anos as instituições de ensino superior trabalharam na implementação do Acervo Acadêmico Digital. Essa implementação foi determinada pela Portaria MEC Nº 315/2018, publicada no dia 05/04/2018 e dava um prazo de 24 meses para a implementação.
Porém, esse prazo teve uma alteração. No dia 16 de março de 2020 foi publicado no Diário Oficial da União a Portaria MEC Nº 332. Ela altera o trecho da portaria 315/2018, especificamente, o Artigo 45 que fala sobre o prazo de implementação. A mudança foi feita de 24 meses para 48 meses.
O novo prazo de implementação do Acervo Acadêmico Digital em instituições de ensino superior é 48 meses, ou seja termina dia 05/04/2022.
A legislação sobre o Acervo Acadêmico Digital
As duas principais portarias envolvidas neste processo são:
- Portaria MEC 315/2018: ela fala sobre a implementação do acervo digital e regulamenta os processos de supervisão e monitoramento de instituições de ensino superior, cursos superiores de graduação e de pós-graduação lato sensu, nas modalidades presencial e a distância.
- Portaria MEC 332/2020: altera o trecho da portaria MEC 315/2018, ampliando o prazo de implementação de 24 para 48 meses, concluindo portanto o prazo de implementação no dia 05/04/2020.
O que diz a portaria 315/2018 sobre a implementação do Acervo Acadêmico Digital
Mas, o que a portaria estabelece? Ela determina uma série de controles a serem implementados pelas instituições de ensino. Entre eles, a existência de uma gestão digital de documentos – é o fim das folhas de papel.
Isto é, o Acervo Acadêmico Digital deve permitir o upload de arquivos, a classificação com o registro de informações que auxiliarão na localização dos documentos em buscas futuras, além da assinatura digital de documentos usando certificados digitais.
Assim, as instituições podem fazer este controle por GEDs – sistemas de gestão eletrônica de documentos, que funcionem de forma exclusiva para esta funcionalidade. Há também a possibilidade de usar um acervo acadêmico digital integrado ao sistema da secretaria acadêmica, que otimiza processos e melhora a eficiência da instituição de ensino.
Digitalização de processos de gestão educacional
Essa portaria é parte de um processo promovido há anos pelo Ministério da Educação, que busca a digitalização dos processos de gestão. O Acervo Acadêmico Digital é passo importante para outra ação, o diploma digital. O prazo de implementação dele é até 2021, porém, é importante acompanhar se terá mudanças.
O uso do Diploma Digital também foi regulamentado por um conjunto de portarias. Uma das principais é a Portaria MEC 1095/18 que estabelece modelos padrões de diploma e histórico do ensino superior, a criação de uma consulta pública de alunos diplomados, e prazos específicos para a emissão dos documentos oficiais. Confira as sete principais mudanças da portaria 1095/18.