As assinaturas de contratos são a consolidação de acordos de prestações de serviços, entre partes distintas. No cenário educacional, isso se aplica com maior frequência quando novas matrículas são feitas, mas podem ser feitos também em casos de atividades extracurriculares ou de renegociação de dívidas. Quem atua no mercado educacional sabe o volume de documentos que deve ser gerado, e quão trabalhoso pode ser o controle desta atividade para assegurar que nenhum documento deixará de ser feito.
Mas, existem formas distintas de gerenciar estes documentos e de receber a assinatura dos contratos. É sobre isso que nos falaremos nesse post. Basicamente, existem quatro formas:
Assinatura em papel – ainda é usada?
Sim, é o método mais tradicional de assinatura de contrato e de documentos. Ao utilizar essa modalidade a instituição precisa de um processo logístico maior. Pense comigo: é necessário um atendimento em que ambas as partes estejam presentes, além da ação de impressão e a atividade de arquivamento do documento. Isso se torna inviável em processos com um volume muito grande de alunos, ou para instituições que já operam sob um modelo de eficiência e gestão digital.
Com o avanço da tecnologia, o método de assinatura manual tem perdido espaço. Se considerarmos a gestão de instituições de ensino superior, estas já tem reduzido a praticamente zero o número de documentos assinados, buscando conformidade com as portaria do Ministério da Educação que determinam o uso do Acervo Acadêmico Digital.
Além do documento em papel, existem diferentes formas de receber as assinaturas de contratos de matriculas por meios eletrônicos.
Aceite eletrônico como assinatura de contrato
Assim como a assinatura em um papel, o aceite eletrônico também formaliza a concordância da outra parte, mas, por intermédio de um ato digital. Pode ser utilizado em contrato de adesão, para uma ordem de serviço ou de um termo de uso, ou ainda, na aprovação de um orçamento ou proposta comercial. É o equivalente a uma assinatura manual, mas com a facilidade do digital.
O tipo de assinatura por aceite eletrônico consiste em: o usuário ter acesso a um sistema (como o Unimestre), através de login e senha exclusivo do usuário, onde a pessoa visualiza a redação do contrato e clica em uma opção de “li e aceito os termos deste documento”, antes de prosseguir.
Esta modalidade tem como principal vantagem a redução de custos com remessas de documentos, impressão de papeis, armazenagem e controle.
Além disso, a equipe terá uma maior agilidade nos contratos de matrícula, e pode dar vazão em outras atividades. A instituição pode utilizar esse tipo de recurso para aumentar a captação de alunos, uma vez que ela permita a matrícula e a rematricula através do site da escola/faculdade.
Assinatura eletrônica
Ele é bastante similar ao processo de aceite eletrônico, que nós mencionamos anteriormente. Mas, há uma grande diferença:
O tipo de assinatura por meio eletrônica é feita através de sistemas desenvolvidos exclusivamente para essa finalidade (acolher assinaturas de documentos). São exemplos de ferramentas: Autentique, ClickSign, DocuSign, entre outras.
A assinatura é feita em uma ferramenta de uma terceira parte, ou seja, não é gerenciada pelo sistema de gestão adotado pela própria instituição. Essa empresa especializada em assinaturas eletrônicas envia libera um link de acesso e valida alguns dados da pessoa,c omo nome, CPF e data de nascimento. Em alguns casos, é enviado um número de token por e-mail ou SMS para validação. Além disso, a assinatura armazenará o IP usado para confirmar a geolocalização de quem estiver assinando o documento.
Diferente do aceite eletrônico que em apenas um clique você resolve, a assinatura eletrônica requer um processo até a autenticação.
Assinatura por Certificado Digital
É uma identificação eletrônica com validação jurídica diferenciada. Para que a assinatura seja feita dessa forma, cada individuo precisa ter adquirido um certificado digital próprio. O certificado digital contém informações como nome do titular, um número de série, chave pública, validade do certificado, nome e assinatura da Autoridade Certificadora.
Apesar deste método de assinatura ser muito comum em vias jurídicas, ele não se faz presente no conário educacional.
Tecnicamente, trata-se de um arquivo eletrônico cujos dados são protegidos por duas chaves criptografadas: uma privada e outra pública.
Existem dois tipos de certificado:
- Tipo A1 ‒ apesar de ser instalado em um computador, o A1 pode ser usado em outras plataformas, como tablets e smartphones. A senha de acesso é necessária apenas durante a instalação. Um único certificado atende matriz e filiais ao mesmo tempo. A sua validade é de 1 ano;
- Tipo A3 ‒ este tipo é armazenado em um hardware como token ou smartcard que precisa ser conectado a um aparelho. Isso dificulta o compartilhamento de um único certificado entre matriz e filiais. A senha de acesso é requerida a cada uso e sua validade é de 3 anos.
Empresas e seus representantes legais, costumam ter Certificados Digitais. Porém, eles não são comuns entre a maior parte das pessoas. O processo de assinatura é feito de forma menos escalável e mais complexa. Por isso, exigir esse certificado em uma assinatura de contrato de matrículas, pode inviabilizar essa prática.
Essas foram as principais formas de assinaturas de contratos. Por mais que o papel seja o método tradicional de assinatura, ele vem sendo substituído. Os métodos mais utilizados nas instituições de ensino, e usam sistemas como o Unimestre para viabilizar essas práticas, são o aceite eletrônico e a assinatura eletrônica.
Tendo em vista a digitalização dos processos, o aceite eletrônico é o que melhor se encaixa na realidade das instituições de ensino. A assinatura de um contrato pode se dar em apenas um clique, e ainda, não é necessário o intermédio de um sistema terceiro como é o caso da assinatura eletrônica.
Cada instituição de ensino, junto das suas próprias equipes jurídicas, deve validar a forma como as assinaturas devem acontecer, determinando as suas práticas internas de gestão de contratos.
