Certamente a organização é um ponto importante para o bom funcionamento do ano letivo, e para a gestão da instituição de ensino. Montar um calendário acadêmico permite a condução de atividades para os alunos, para os pais e para a própria instituição. A elaboração do cronograma de atividades pode ser feita tanto pela direção da escola ou da faculdade, quanto pela secretaria, coordenações de curso ou similares.
Deixar as informações acessíveis melhora a experiência da sua comunidade acadêmica, permitindo que cada área envolvida conheça os prazos e atividades que serão realizadas. A agenda de reuniões da instituição garante um planejamento com antecedência e a presença do maior número de pessoas possível.
A consulta deve ser de fácil acesso e visivelmente agradável para todos que a utilizarem. Os dados precisam estar claros e não podem gerar dúvidas para ninguém. Muitas atividades são relacionadas a um curso ou turma específico, e isso precisa ser informado para as pessoas.
Divulgação do Calendário Acadêmico
Tão importante quanto criar o calendário e ter as informações organizadas, é garantir o acesso a todas as pessoas envolvidas. O compartilhamento e a divulgação podem ser feitos pelos meios que a instituição achar melhor. Cada um tem vantagens e limitações, e é importante que a sua instituição tenha isso claro:
Divulgando as informações em murais
A instituição conseguirá disponibilizar as informações para as pessoas que transitam pelos corredores, mas há o risco de o mural ficar despercebido. Por outro lado quem está fora da instituição não saberá o que está sendo comunicado, e para se atualizar será necessário o deslocamento até a escola ou a faculdade.
Enviando e-mails com o arquivo do calendário
Você consegue atingir um número maior de pessoas ao mesmo tempo, se comparado ao mural. Em contra partida o risco da pessoa não ver o e-mail é alto. Pode ainda ter a infelicidade do usuário ter alterado seu endereço de e-mail e não informado isso para a instituição. E para quem recebeu, no dia que precisar consultar uma informação no material, provavelmente terá dificuldades para localizar o calendário em meio a tantas outras mensagens.
Divulgando o calendário no site da sua Instituição
Aqui você consegue compartilhar a informação com todos ao mesmo tempo, mas, dependendo do tipo de aviso, pessoas que não fazem parte daquele segmento acabam sendo atingidas pela informação. Muitas atividades são exclusivas para um determinado curso ou turma, e no calendário público não é possível segmentar quais informações devem ou não ser apresentadas.
Portal On-Line na área do aluno ou do professor
Divulgando as informações através de um sistema que exige o acesso por login, a sua instituição pode deixar mais claro quais são os eventos que realmente importam para ele, considerando o perfil de acesso e os vínculos com cursos e turmas. Além disso, a alteração do calendário pode ser feita de forma rápida e ágil, mantendo sempre a agenda atualizada. Com tudo isso, você conseguirá uma excelência no quesito comunicação. Mas, quem não possui um portal on-line para alunos e professores não atingirá essa excelência.
O que funciona para a minha instituição?
Avalie qual a forma mais benéfica para a sua instituição. Eventualmente, mais de uma possa ser utilizada. Por exemplo: divulgando o calendário no portal on-line de alunos e professores e lembrando-os por e-mail que a informação está disponível.
Ah, e vale ressaltar que qualquer alteração feita neste calendário acadêmico, precisa ser atualizada imediatamente para a sua comunidade acadêmica.
Agora que você tem claras as formas de divulgar o calendário, estabeleça o que funciona melhor para a sua instituição. O Unimestre tem este recurso à disposição de todas as instituições que utilizam o nosso software de gestão educacional, e o engajamento dos usuários é muito bom. As informações ficam sempre em destaque na tela principal do usuário, que a cada acesso já apresenta os eventos do dia ou da semana, garantindo que nenhum prazo importante seja perdido. Ache a forma que funciona melhor para a sua instituição e coloque em prática agora mesmo.
