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Diploma Digital para o ensino superior

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O diploma é peça chave da experiência dos alunos com o ensino superior. Após a finalização do curso, o documento é gerado e entregue aos alunos. Nos últimos anos, uma série de mudanças promoveram alterações neste processo, e entre elas, a chegada do Diploma Digital para o Ensino Superior. A portaria MEC nº 330/2018 definiu as regras do novo modelo, e assim que foi publicada, iniciou uma contagem regressiva para a sua implementação.

Desde a abertura da portaria, tanto o MEC quanto outros órgãos técnicos envolvidos, além das instituições de ensino e das empresas que prestam serviços para elas, iniciaram um processo de compreensão e adaptação para a viabilização deste novo modelo de emissões dos documentos. O cronograma de implantação teve o ano de 2019 para a regulamentação da portaria, e para o desenvolvimento de diretrizes técnicas de uso. O ano de 2020 serviu para o desenvolvimento, pelo próprio MEC, das plataformas a serem operadas para este processo. Entre as ações desenvolvidas, esta a definição do XML e do XSD, através de notas técnicas publicadas nos últimos meses do ano.

Já 2021 será a reta final deste processo de digitalização do diploma. Conforme a portaria do MEC, a partir de janeiro de 2022, 100% dos diplomas emitidos pelo ensino superior, terão que ser pelo modelo digital.

 

Mudança no processo de assinatura

As pessoas mais familiarizadas com o processo de emissão de diplomas do ensino superior, sabem do alto esforço que essa atividade exige. Se a instituição for um centro universitário, tudo se resolve dentro da própria instituição. Agora, se há a necessidade de envolver uma segunda instituição como registradora, o vai e vem de informações é muito grande.

O processo de organização envolve a montagem dos processos de diplomação, reunindo documentos dos alunos, contendo desde dados pessoais até informações acadêmicas. O trânsito destes documentos, de forma física, gerava grandes filas de processos e, em muitas vezes, atrasavam a entrega dos diplomas aos alunos.

Primeiramente, vale entender que o MEC tem buscado uma digitalização de processos, focando na eficiência. Uma das mudanças é que todas as instituições de ensino superior, tenham controles de acervos de documentos totalmente digitais, tirando os arquivos em papel e transformando tudo em documentos digitalizados.

Ainda em 2018, a portaria MEC 1095 trouxe uma série de novidades para as secretarias acadêmicas, no que se refere a emissão e registros dos diplomas. Entre elas, a definição de um cronograma de entrega de diplomas, com prazos claros que começam a contar na data de colação de grau do estudante.

Tudo isso já é parte de um grande processo de digitalização, que se fecha com a emissão do diploma digital dos estudantes.

 

Diferenças técnicas do diploma digital

O desenvolvimento deste novo modelo trará mais eficiência para as instituições de ensino. Este processo que é tão burocrático, terá um apoio tecnológico maior para torná-lo mais ágil e seguro. Um dos objetivos do Ministério da Educação, além da eficiência, é gerar mais auditoria sobre as ações promovidas pelas instituições de ensino.

A emissão do diploma vai muito além da geração de um arquivo em PDF. Ela passa por várias etapas distintas de segurança. Uma das primeiras é o uso de certificados de assinaturas digitais nos documentos, a serem feitos internamente na instituição.

As instituições que não são registradoras, precisam submeter os documentos chaves para uma assinatura, também, pelos representantes das instituições registradoras. Além disso, deve-se gerar documentos em um padrão definido pelo próprio Ministério da Educação – você vai ouvir falar nos arquivos XSD e XML.

Ainda, outra etapa importante é a aplicação de um carimbo do tempo. É uma forma de, um servidor terceiro, plugado num servidor do governo, aplicar uma “marca” nos documentos digitais, para informar a data e hora exata em que cada ação foi feita. É um meio de garantir que ninguém fará alterações com datas retroativas, garantindo mais segurança ao processo.

Esses diplomas estarão dispostos também para consulta pública. A consulta pública de diplomas emitidos já é uma realidade desde a portaria MEC 1095/18, mas, será ampliada com mais informações relacionadas ao diploma digital.

 

Prazos de adequações do Diploma Digital

A Portaria MEC nº 330/2018 instituiu o Diploma Digital, e iniciou tudo o que aconteceu na sequência. Em 2019 houve a regulamentação, com a publicação da Portaria MEC nº 554/2019. Além disso, foram publicadas notas técnicas com a regulamentação dos padrões de segurança e requisitos de informações.

Em 2020 foram implementadas as ferramentas do MEC para a viabilização das integrações e transformações digitais. Na prática é a partir deste evento que as emissões e registros digitais podem ser operados. Desde o dia 10/12/2020 as instituições de ensino superior podem, tecnicamente, emitir diplomas digitais – porém, isso não é uma realidade generalizada.

Após essa liberação pelo MEC, as instituições de ensino e as empresas de tecnologia que dão suporte a essa operação, podem se adequar e iniciar a sua parte que concluirá e consagrará a emissão dos diplomas por este meio. Essa implementação deve ser concluída até dezembro de 2021.

A partir de janeiro de 2022, 100% dos diplomas emitidos do ensino superior, terão que ser, obrigatoriamente, por meios digitais.

 

Custos envolvidos

Qualquer processo de emissão de diplomas, representa custos para a instituição. No modelo “tradicional” com papel, há todo custo de impressões, transporte, logística, além do alto custo envolvendo as horas de trabalho das pessoas envolvidas neste processo.

A adequação ao diploma digital pode exigir algum tipo de investimento das instituições. Aquelas que não possuem sistemas integrados, podem demandar a contratação de outras soluções, independentes e exclusivas para essa atividade. A princípio, essa ação exigirá um alto custo em ferramentas e de horas de trabalho.

Já aquelas que possuem seu sistema de gestão educacional, integrado com o acervo acadêmico digital, e com tecnologia capaz de viabilizar o processo de assinaturas digitais de diplomas, terão esses valores muito reduzidos. Acima de tudo, economizarão também no tempo de trabalho das equipes internas, aumentando a sua eficiência operacional.

Posteriormente, outros custos envolvidos são os para viabilizar os diplomas digitais. Ao mesmo tempo que o custo logístico deixa de existir, há a necessidade de investimento em carimbo do tempo (a ser viabilizado por plataformas terceirizadas, homologadas com o governo) e hospedagem de arquivos digitais.

O mercado educacional como um todo tem se preparado para isso. É importante que as instituições estejam atentas a plataformas tecnológicas que entreguem esse tipo de cobertura para a gestão acadêmicas de forma totalmente integrada e eficiente, como o Unimestre.

 

Próximos passos

Por fim, é fundamental que a sua equipe esteja preparada para este novo momento. Essa transição é um marco na gestão das secretarias acadêmicas e nos registros relacionados aos estudantes.

O investimento em formação das equipes é o primeiro passo a ser dado, garantindo que as equipes internas estarão preparadas e alinhadas com essa transformação. Além disso, garanta que a sua instituição estará sob a gestão de um sistema de gestão educacional eficiente e preocupado com essas demandas. A tecnologia envolvida determinará o nível de eficiência da sua instituição de ensino e dos seus profissionais.

Por fim, tendo tudo isso preparado, é hora de definir a transição. O prazo limite é dezembro de 2021, e muitas instituições farão a aderência ao novo modelo muito próximo disso. Mas, essa virada de chave exige preparação. E antes dela, cabe às instituições a organização dos acervos acadêmicos digitais e de outros processos, para garantir que tudo esteja pronto na hora certa.

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