A exportação de dados do Censo Escolar, ou do Censup, faz parte da rotina de qualquer secretaria acadêmica. É uma atividade que pode exigir muito das pessoas envolvidas, caso a equipe não se organize com antecedência. Outro ponto fundamental para otimizar essa atividade, é contar com a tecnologia. A exportação de dados deve ser aprimorada, ano a ano, permitindo que a atividade seja feita com uma qualidade cada vez maior.
Nós preparamos algumas dicas e orientações que podem lhe apoiar neste processo. Caso seja a primeira vez que você fará essa exportação, tenha esses passos como seu guia. Caso você já tenha experiência com o Censo Educacional, então, leia e busque dicas que possam aprimorar ainda mais o seu trabalho.
Valide as informações necessárias para a exportação de dados do Censo Escolar
Anualmente as informações e os processos de coleta de dados são revisados. Em alguns momentos, a mudança é apenas de layout de dados, em outros, mais campos são requeridos. Nos casos em que isso acontecer, é fundamental que a sua instituição já esteja ciente disso, tendo tempo e condições de coletar as informações necessárias com antecedência.
Primeiramente, entenda que o prazo de envio das informações, varia. No caso da educação básica, o mês chave do processo é maio. Já no Censo do Ensino Superior, as atividades já começam em março. Mas, em ambos os casos, antes mesmo da abertura do processo de exportação, algumas orientações já são divulgadas. Acompanhe tudo pelos sites oficiais do governo e antecipe as suas demandas, evite ser pego(a) de surpresa!
Revise as matrículas e dados
Após tomar conhecimento sobre as informações que serão enviadas, faça uma verificação dos cadastros. Aliás, no momento que a sua equipe for entendendo quais dados são obrigatórios, você já pode ir exigindo o preenchimento de 100% deles no ato de matrícula. Nos casos de acolhimento dos alunos que são feitos de forma digital, seu sistema de gestão acadêmica pode obrigar o preenchimento pelo estudante. Já nos casos em que o cadastro é feito pela sua equipe, promova momentos de capacitação e treinamento.
Quanto mais organizados os cadastros estiverem, desde a sua origem, menor será o trabalho posterior de conferência e checagem dessas informações. Novamente, a dica é: antecipe a conferência, isso pode ser feito antes mesmo do prazo oficial de envio, ser liberado.
Valide se tudo está correto para a exportação de dados do Censo Escolar
A revisão das informações lhe dará a oportunidade de identificar alguns cadastros com informações faltando. Isso vai depender da qualidade dos cadastros e da gestão promovida pela sua própria equipe. Tome nota de todos os ajustes manuais que forem necessários, para no futuro, repassar isso e organizar o fluxo de trabalho na sua instituição.
Sobre as pendências, busque identificar se você já quer ajustá-las diretamente em seu sistema de gestão acadêmica (é a nossa recomendação!). Ou, outro caminho pode ser ajustar posteriormente, diretamente no sistema do Censo Escolar ou do CenSup – o Censo do Ensino Superior.
Exporte os dados de cadastros
Após entender os dados necessários, revisar os cadastros e validar as informações, é hora de exportar as informações. Essa exportação não está disponível em todos os sistemas de gestão educacional. Além da exportação, a empresa que desenvolve e presta assistência no sistema que você utiliza, precisa promover, anualmente, uma revisão do layout, adaptando-o ao ano vigente.
Essa prática é comum aqui no Unimestre. Nossos consultores acompanham as novidades, promovem os ajustes de layout, e compartilham as orientações e dicas aos nossos clientes para que cada instituição tenha autonomia e eficiência na hora de exportar os dados.
Importe no sistema do Censo Escolar ou do CenSup
Por fim, é hora de importar o arquivo de dados no sistema do Censo Escolar ou do CenSup. Não deixe de acompanhar os prazos de exportações, e se vale a dica, nos dias finais do prazo são comuns algumas instabilidades, devido ao alto número de acessos. Por isso, sugerimos que nossos clientes façam isso com antecedência e tranquilidade.
Após os dados serem importados, o sistema fará uma validação do arquivo e das informações. Aliás, se todos os cadastros estiverem totalmente corretos, tudo será aprovado. Agora, se houver qualquer critica e sinalização de problemas, você terá essa relação de pendências. O volume dessas situações depende da qualidade das informações lançadas pela sua própria equipe no sistema.
Ao identificar as pendências, decida se você quer ajustar as informações no seu sistema de gestão escolar, e exportar novamente para o Censo. Ou, se você prefere o ajuste diretamente no ambiente do INEP – Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira.
Faça a checagem final para a exportação de dados do Censo Escolar
Faça os ajustes finais de informações e o preenchimento de dados requeridos, que eventualmente, não estejam em seu sistema de gestão educacional. São comuns questionamentos sobre a estrutura da instituição ou outros detalhes similares. Valide todas as pendências, preencha as informações, e quando estiver tudo completo, confirme o envio final das informações.
Conte com um sistema e otimize o tempo da sua equipe
O objetivo do Censo é ter dados estatísticos sobre as instituições de ensino e sobre um panorama da educação. Além disso, busca acompanhar informações individuais dos alunos, especialmente sobre os da educação básica. Por isso, a qualidade dos cadastros e do preenchimento das informações, é vital inclusive para a reputação da sua instituição.
No caso das instituições de ensino que preenchem informações de forma manual, é grande a margem para falhas e erros. Isso acaba exigindo muito tempo também. Otimize essa experiência, reduza seu tempo de trabalho, e eleve a qualidade. Conte com o Sistema de Gestão Educacional UNIMESTRE para lhe apoiar nessa atividade.
