O dia a dia das instituições exigem muitos cadastros e ações, tanto na área acadêmica quanto na financeira. Ter um bom sistema para apoiar essa gestão, permite mais eficiência na gestão das suas rotinas, e também, na integração de dados com a contabilidade. Essa gestão contábil é ponto chave para a organização de qualquer empresa.
Os dados podem ser enviados de diferentes formas. Neste post iremos trazer os três principais formatos de entrega dos dados para a contabilidade.
Entrega de arquivos de forma manual
A forma mais tradicional para enviar as informações, mas também, a forma mais trabalhosa. Ela exige um alto esforço tanto de quem gera os dados, quanto de quem os recebe e alimenta. Existe aqui uma grande probabilidade de falhas serem cometidas.
Por um momento de descuido, você pode digitar a mesma informação duas vezes. Ou ainda, colocar um número a mais em algum campo, e até mesmo esquecer de acrescentar alguma nota fiscal, por exemplo. O retrabalho aqui é inevitável, visto que no momento que chegar no sistema da gestão contábil, os dados terão que voltar para a instituição de ensino para serem revisados. Tudo isso, aumenta o custo operacional, e impede que sua equipe otimize o tempo de serviço dela.
Arquivo de exportação para o sistema da contabilidade
É uma das formas mais conhecidas para enviar o envio de dados a contabilidade. Depois que toda a movimentação financeira está devidamente vinculada com o plano de contas, a geração do arquivo a ser enviado para a gestão contábil acontece em poucos cliques. O arquivo fica disponível para ser importado no sistema da contabilidade e o contador pode executar a conferencia dos dados, e o cálculo dos impostos.
A exportação das movimentações financeiras, de forma simples e completa, permite eliminar a maior parte dos processos manuais que são responsáveis por afetar na produtividade do seu time. Sua equipe ganha tempo e qualidade na informação, e sua instituição reduz custos.
Integração nativa com o sistema da Gestão Contábil
A integração nativa consiste em fazer ações nos dois sistemas, e plugar eles por intermédio de uma API. Com isso, as informações são enviadas de forma automatizada. Esse modelo exige um esforço técnico muito superior, e também, eleva os custos operacionais dessa ação. Além disso, o envio automático exige processos de alimentação de dados altamente eficientes. Nesse modelo, a instituição não tem espaço para controlar em qual momento os dados serão integrados ou não.
Agora que você já sabe as três principais formas de enviar os dados para a contabilidade, é fundamental que alguns cuidados sejam tomados no processo – temos um post falando sobre isso. Para que sua instituição tenha mais otimização do tempo da equipe financeira, e o aumento da produtividade. É importante um sistema de gestão educacional que ajude nisso.