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Integração com a contabilidade: quais os cuidados tomar

gestor financeiro analisando a integração com a contabilidade

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Os serviços que uma contabilidade oferece a uma instituição são diversos, e vão desde a geração das folhas de pagamento, até o cálculo dos impostos a serem pagos. Ao levar em consideração o alto número de informações a serem entregues para a contabilidade, a ausência de uma gestão eficiente pode acabar gerando atrasos nas entregas. Ela impacta também no aumento dos custos operacionais da instituição. Outro fator importante é a qualidade dos dados gerados, qualquer informação incorreta pode acarretar em prejuízos para a instituição de ensino. Ciente disso tudo, não há dúvidas sobre a importância de utilizar um sistema que permita a integração com a contabilidade e gere a troca de informações e envio de dados para o sistema da contabilidade.

Para garantir que esse envio de dados do sistema da instituição para o da contabilidade funcione, é preciso tomar alguns cuidados. Continue sua leitura para saber quais são:

 

O fim do retrabalho se da com a integração com a contabilidade

Para que o escritório de contabilidade consiga executar as suas atividades devidamente, ele precisa ter acesso a uma série de dados relacionados às áreas tributária, trabalhista e financeira da sua instituição de ensino. Devido a importância dessas tarefas, é fundamental que sejam desenvolvidas com base em informações confiáveis.

Um ponto muito importante a ser considerado é que, por mais organizado que uma instituição seja, a ausência de um sistema robusto e com ampla integração entre os módulos, pode causar pequenos desencontros o que pode acabar gerando pequenos atrasos na execução das atividades ou entregas, e algumas vezes, fazendo com que mais de uma equipe execute a mesma atividade.

O resultado desse sistema eficiente é que o seu sistema de gestão educacional tenha um alto volume de informações confiáveis. É vital também que elas já estejam dispostas considerando o envio dos dados para a contabilidade, de modo que exista certa sinergia entre ambas as áreas (gestão e contábil).

Atendendo estes requisitos, a instituição terá condições de viabilizar um template padrão de exportação de dados, a ser usado mensalmente. Os sistemas contábeis, de modo geral, permitem a importação de informações. Os dados a serem transferidos podem variar, mas não se afastam muito dos conceitos contábeis amplamente conhecidos e usados pelas empresas brasileiras.

 

Integração com a contabilidade: é necessário ter compatibilidade entre os sistemas

Quando uma instituição de ensino contrata uma empresa de contabilidade, ela não saberá qual é o sistema utilizado por ela para a sua gestão. Já nos casos de escolas/faculdades que possuem contabilidades internas, ela tem gerência sobre o sistema a ser contratado sobre essa finalidade.

Em ambos os casos, o ponto chave está no entendimento sobre a forma como as informações serão organizadas. Alguns conceitos precisam ser alinhados entre os contadores que representarão a instituição, e entre os gestores financeiros responsáveis pela organização dos dados no sistema de gestão educacional.

Ponto comum em ambos os casos é o Plano de Contas e os Centros de Custos. Os planos de contas contábeis costumam ter um volume muito maior de informações, que se forem incluídos na rotina das instituições, podem gerar dúvidas e lançamentos incorretos. Uma forma de otimizar isso é garantir que a instituição adaptara a “redação” do nome do registro, de modo a facilitar a compreensão pelos usuários. Porém, pode permitir que esse registro tenha vinculado a ele o “código” que será usado no sistema da contabilidade.

Essa compatibilização de organizações de dados, permitirão que quando os dados forem transferidos de um sistema para outro, existirá um vínculo correto entre os dados. Como resultado, o envio das informações estará mais assertivo, permitindo que a equipe contábil tenha mais eficiência e reduza as margens de falhas de lançamentos.

 

Cuidado nas alterações de dados anteriores

Mensalmente, os dados do período anterior são tratados, exportados e enviados para a contabilidade. Neste evento, são apresentados todos os lançamentos já realizados pela instituição de ensino. Entre eles, estão as mensalidades recebidas, e informações sobre aquelas que pertencem a determinada competência, mas que não foram pagadas e estão portanto, inadimplentes.

Tais inadimplências, em algum momento são quitadas pelos estudantes ou seus responsáveis. É importante estar atento a data de competência de cada movimentação, evitando lançamentos que impactem na qualidade dos dados enviados para a contabilidade.

 

Exemplo prático

Vamos para um exemplo: imagine que estamos no mês de novembro, e que a sua instituição acabou de enviar para a contabilidade os dados referente ao mês de outubro. Entre estes dados, existem valores de inadimplência dos estudantes. Minutos após o envio, um desses alunos vai até a sua instituição e pede para pagar a mensalidade, mas quer fazer isso sem multa e juros – ponto este que a sua instituição consente e aceita. Neste caso, o que é o correto?

  • Alterar a data de pagamento para que seja igual a data do vencimento, fazendo com que multas e juros não sejam cobradas.
  • Manter a data de pagamento como a data atual, mas, reduzir o valor de multa e juros de forma a eliminá-los.

Enquanto efeito prático, ambos os casos resolveriam a situação do aluno. Porém, o primeiro caso, gerará um impacto na qualidade dos dados enviados para a sua contabilidade.

As pessoas que estão na linha de frente da operação do financeiro precisam estar atentas aos lançamentos, e nas datas que estão sendo alimentadas as informações. Ainda sobre o exemplo que passamos, o correto é que ao olhar dados de outubro, esse título ainda siga inadimplente do ponto de vista contábil, tendo a clareza de que o valor só entrou no caixa no mês seguinte.

Nos casos em que houver a necessidade de lançar dados retroativos, de um período em que os dados já tenham sido exportados para a contabilidade, é importante a contabilidade seja atualizada desses lançamentos.

 

Como proteger os lançamentos e melhorar a qualidade dos dados integrados

Por fim, vamos lhe dar uma dica sobre como proteger a sua operação para que o número de falhas operacionais seja minimizado. Isso garantirá uma elevação da qualidade das informações exportadas e do nível de confiança do trabalho que está sendo feito.

Nós do Unimestre, temos em nosso sistema de gestão educacional, uma opção de bloqueio financeiro. Ele pode ser usado sempre que os dados são enviados para a contabilidade, gerando uma “trava” de alterações que possam impactar na qualidade desses dados enviados.

A instituição pode definir o usuário que poderá criar ou remover essa trava a qualquer momento, dando total autonomia à equipe na execução do seu trabalho, mas, garantindo que as atividades serão feitas com uma camada de proteção superior.

Inclua recursos e opções como esta em sua rotina e proteja a sua operação. Além disso, é interessante que sua instituição busque sistemas que acolham estes pontos: planos de conta, exportação de dados, bloqueios financeiros e eficiência de gestão. Dessa forma, você terá meios eficientes de operacionalizar o seu dia a dia e de garantir uma integração com a contabilidade que gere eficiência para todos os envolvidos.

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