Como a sua instituição de ensino faz a gestão dos dados de cada uma das áreas, dos alunos e das questões financeiras? Não me diga que é por meio de planilhas? Se é, imagino que os colaboradores da sua escola ou faculdade tenham bastante trabalho no dia a dia para gerenciar tudo e não cometer nenhum erro. Você já pensou em trocar todo esse processo manual por um sistema de gestão escolar? Se ninguém te falou das vantagens disso ainda, chegou o momento de você conhecê-las!
1. Facilidade para encontrar dados e gerar relatórios
Em um sistema de gestão escolar, tudo é configurado seguindo as regras de negócio da instituição, tanto na parte pedagógica quanto na acadêmica e financeira, bem organizadinho. Os dados lançados lá ficam disponíveis a todos os colaboradores com permissão de acesso. Quando alguma informação é necessária, não é preciso ficar procurando por planilhas de Excel no computador ou por links de planilhas online. Já está tudo ali, centralizado, facinho de achar!
Para a geração de relatórios, então, é a maior praticidade. Todos os dados disponíveis no sistema podem ser cruzados, fornecendo um panorama completo do cenário que a escola quer analisar. Toda essa facilidade agiliza até o tempo necessário para tomadas de decisão, pois tudo o que se precisa saber é encontrado sem demora!
2. Possibilidade de integração
Uma enorme vantagem do sistema de gestão escolar é a possibilidade de integração entre softwares da escola destinados a outras funções, como por exemplo: comunicação escolar, contabilidade, catracas, etc. Com isso – além de todas as informações poderem ser acessadas pelos colaboradores a partir de um só lugar – a instituição ainda consegue realizar automações!
Um exemplo de automação possível é o envio de notas dos alunos diretamente às mãos dos pais por meio da integração do sistema de gestão escolar com a agenda digital. Assim, a instituição lança as notas no sistema e, automaticamente, elas são enviadas aos responsáveis pela agenda digital. Eles então recebem uma notificação push e já podem conferir as notas dos filhos no app, com a maior comodidade.
Pelo exemplo, você já consegue perceber que a integração entre sistemas permite um fluxo de informações de excelência, não é? As coisas funcionam sem necessidade de trabalhos manuais, importações, exportações, impressões, deslocamentos, etc. Você há de concordar, a vida moderna é uma maravilha! As escolas do passado não tinham todas essas vantagens à disposição. Por isso, não deixe de aproveitá-las!
3. Segurança do armazenamento em nuvem
Você sabe que fichários de papel e planilhas de Excel não são ferramentas nem um pouco seguras para armazenamento de dados, não é? Os fichários são físicos, e as planilhas de Excel, embora digitais, estão salvas dentro de um computador, que é um objeto físico. Então, em ambos os casos, existe o risco de perder tudo em situações como enchentes, incêndios e assaltos. No caso dos fichários, ainda existe a questão da deterioração devido à ação do tempo.
É claro que estamos falando de situações inesperadas. Porém, se tem algo que as escolas aprenderam com a pandemia, é que situações inesperadas acontecem, sim. Por isso, o melhor é se blindar de todos os riscos possíveis, concorda? Com um sistema de gestão escolar, a instituição não corre nenhum dos riscos que citamos. Todos os dados ficam armazenados em nuvem, então, independentemente do que acontecer na estrutura física da escola ou faculdade, os dados estarão seguros!
Um outro ponto de segurança com relação ao armazenamento de dados no sistema de gestão escolar é a questão das permissões. Diferentemente de fichários e planilhas de Excel – documentos que qualquer um consegue acessar – os dados que estão no sistema só podem ser acessados por quem a escola der permissão.
Funciona assim: a instituição realiza a configuração dentro do sistema, colocando quais usuários podem acessar cada módulo, e qual é o nível dessas permissões, como por exemplo: visualização, inclusão/exclusão de arquivos, alteração de informações, etc. A escola ou faculdade consegue, ainda, saber qual usuário foi responsável por cada uma das ações. Viu, segurança de outro nível, hein?
4. Eficiência da gestão financeira
Instituições de ensino possuem uma grande quantidade de contas a pagar, como você bem sabe. Os valores são diferentes e, geralmente, os prazos também. Se acontece algum esquecimento, e os pagamentos são realizados com atraso, a escola acaba pagando juros e multas, e pior, corre o risco de ter serviços dos quais dependem cortados. Isso é algo que pode acontecer se toda a parte financeira da instituição for controlada por planilhas e depender muito da boa memória dos colaboradores.
Com um sistema de gestão escolar, a eficiência é incomparável. Todas as contas estão bem organizadas e não há como o colaborador responsável por essa função esquecer do prazo. Logo que ele realiza o login, já aparece para ele na tela quais são as contas que vencem naquele dia. Bem mais fácil assim, não é mesmo?
5. Economia de tempo dos colaboradores
Você sabe que funções manuais consomem tempo, certo? Um tempo que, é claro, não é de graça, pois cada hora de trabalho é remunerada. Ou seja, tarefas manuais, além de limitarem a quantidade de atividades às quais os colaboradores conseguem se dedicar, ainda custam caro.
Essa é uma outra questão na qual as vantagens do sistema de gestão escolar saltam aos olhos. A solução otimiza o tempo produtivo dos colaboradores de duas formas principais:
- Organização: possibilita uma organização de dados sem igual, permitindo que todas as informações sejam lançadas e encontradas pelas equipes com muita agilidade.
- Automação: permite a realização de automações, como por exemplo a do envio do boletim aos pais via integração com a agenda digital, eliminando diversas atividades manuais.
Imagine quantas tarefas a mais as equipes da sua escola poderiam fazer se eliminassem todo o tempo que se dedicam a essas atividades que, com a tecnologia, não são mais necessárias? A produtividade daria um salto, você não acha?
Finalizando
Se você chegou até aqui, tenho certeza de que conseguiu ver o valor que o sistema de gestão escolar pode ter para uma instituição de ensino. São vantagens que não dá para ignorar, não é mesmo? Isso que eu só falei sobre cinco delas, mas há muitas outras que você nem imagina.
O que você acha de marcarmos uma demonstração do Unimestre, para você ver o que é um sistema de gestão realmente completo? Tenho certeza de que você vai se encantar!
Redigido por:
Graziela Balardim da ClipEscola
A autora é Jornalista, pós-graduada em Produção Multimídia e atua na ClipEscola como Conteudista de Marketing Digital.
