A secretaria acadêmica é uma das peças fundamentais para o bom funcionamento de uma instituição de ensino, pois é dela que partem diversos documentos importantes para o processo de formação do aluno e para o funcionamento da instituição. Para garantir que tudo flua da melhor forma, nada mais justo que optar pelo uso de um sistema de qualidade. Além de um maior desempenho por parte da sua equipe, haverá uma redução de custos e uma elevação da satisfação da sua comunidade acadêmica. E mais, sua instituição se tornará mais sustentável e eficiente, pois não irá gerar pilhas de papéis que são difíceis de controlar.
Traremos, nesta publicação alguns problemas que sua secretária acadêmica pode ter, caso não seja utilizado um bom sistema para a otimização dos processos!
1. Dificuldade de exportação dos dados para o Censo Escolar
Quando sua instituição de ensino precisa fazer o compartilhamento dos dados com o Inep, como é feita essa migração? Sua equipe precisa inserir aluno por aluno, uma informação por vez? Isso da margem para a necessidade de retrabalho caso alguma informação não seja transferida de forma correta.
Mas com a utilização de um sistema de gestão educacional completo, esse processo se dará em poucos cliques, agilizando o processo de transferência. Em questão de minutos, você terá feito a exportação dos dados que o Censo exige.
2. Secretaria com filas na hora do intervalo
Atestado de frequência, segunda via do histórico escolar… para obter estes – e outros – documentos, os seus alunos precisam enfrentar grandes filas na hora do intervalo? Com tantas pessoas querendo os mesmos documentos em um curto período de tempo, você precisará de uma equipe maior, para conseguir ter um atendimento rápido e com qualidade.
Este processo eleva os custos de operação da instituição e reduz a sua eficiência, o que não é nada bom para a receita da escola/faculdade.
3. Não otimizar os processos da secretaria
Você já conseguiu mensurar quantas rematrículas você faria em 1 hora de atendimento presencial? A conferência de documentação, inserir os dados no sistema, correndo o risco ainda dos documentos não estarem corretos e o usuário ter que voltar em outro momento. Esses pontos comprometem o bom atendimento da sua equipe, e podem deixar seus futuros alunos insatisfeitos.
O processo manual de matrícula é apenas um dos exemplos de atividades. Sem dúvida, existem outras ações manuais que acabam exigindo muito tempo da sua equipe. Avalie e detecte todas elas e identifique de modo especial aquelas que poderiam ser suprimidas da sua operação, com a adoção de uma sistema de gestão educacional completo.
4. A falta de comunicação por não ter um sistema
Comunicar seus alunos de forma rápida e segura sobre pendências de documentos ou recados administrativos, é uma das funções desempenhadas pelo sistema. E a falta dela, atrasaria o processo de matrícula do seu candidato ou novo aluno. Gerar essa insatisfação, é algo que nós não queremos fazer.
Assim como, não queremos que os alunos sejam prejudicados pela falta de comunicação de um evento importante ou de atividades do calendário acadêmico.
Além de ajudar a otimizar diversos processos da secretaria, o sistema irá ajudar você a se comunicar melhor com seus usuários. Seja pela listagem de e-mails, por um recado no portal on-line ou até mesmo por uma notificação personalizada no aplicativo.
5. A equipe da secretaria tem muita demanda?
Cada vez que um aluno ou seus responsáveis precisam alterar alguma informação no cadastro, ele precisa ir na secretaria acadêmica? Então, a sua equipe está dispensando um tempo com atividades que poderiam ser resolvidas em poucos cliques pelos próprios usuários. Isso traria eficiência para a sua própria equipe, e também, para a outra parte envolvida. Manter o seu cadastro atualizado, conseguir enviar a documentação para matrícula/rematrícula, fazendo as solicitações dos requerimentos e boletos de forma totalmente on-line, permitirá que a sua equipe foque em atividades que tenham mais relevância estratégica, como por exemplo, a negociação com alunos inadimplentes ou o desenvolvimento de campanhas de matrículas.
Mas, só será possível permitir que seus alunos tenham essa interação, com um bom funcionamento da secretaria.
6. Sua secretaria utiliza um sistema sem integração com as outras áreas
E agora? Como saber se o aluno que está se matriculando possui pendência com a biblioteca, ou não está inadimplente com a instituição?
Estes passos são super importantes para que as escolas/faculdades tenham total controle, e obtenham as informações necessárias para realizar o processo. Neste caso, se o seu sistema não dá esse respaldo ágil, o trabalho se torna moroso e ineficiente. Sua equipe terá um volume de trabalho muito maior, porque terá que “correr” atrás destas informações, e levará muito mais tempo para efetuar a rematrícula, por exemplo.
Mas, vou te contar um segredo! Um sistema completo para a gestão de secretária acadêmica vai resolver estes e outros problemas, e ainda, iria reduzir custos de sua operação. Com ele, você não precisará uma equipe grande, já que será feito em um ambiente totalmente web. E sua instituição conseguirá identificar um documento ilegível com mais rapidez, e consequentemente, o aluno irá resolver a pendência com maior agilidade.
