Tenha uma gestão financeira escolar por centros de custos

Compartilhe:

Compartilhar no whatsapp
Compartilhar no facebook
Compartilhar no linkedin
Compartilhar no twitter
Compartilhar no email

Certamente os diretores administrativos e financeiros de escolas e faculdades possuem uma grande responsabilidade. Decisões importantes são pautadas em números, saber organizar as informações é algo essencial. A interpretação correta permite decisões relacionadas a investimentos, reajustes de mensalidades, quais cursos devem ter novas turmas ou devem ser fechados, e quais os custos de cada área operacional. Tudo isso passa por uma gestão financeira escolar por centros de custos. E é sobre essa organização que nós vamos falar neste artigo.

 

O que são Centros de Custos?

Centros de Custos são os locais das instituições de ensino que geram receitas ou despesas. No caso de cursos, podem ocorrer ambas as situações (recebe mensalidades e paga salários de professores e coordenadores), nas áreas administrativas os valores de receitas costumam ser menores, já as receitas são mais elevadas – é o custo operacional da escola/faculdade.

O uso dos Centros de Custos está associado a uma gestão financeira educacional de excelência. Além dele, é necessário um controle de planos de contas, gestão por contas (caixa ou bancária). Todas as informações devem estar estruturadas, permitindo uma análise completa dos números, que pautarão decisões estratégicas.

 

Usar ou não usar centros de custos?

Imagine que você tenha a responsabilidade pela gestão financeira de uma instituição. As suas decisões definem o rumo da operação e norteiam movimentos estratégicos da empresa. Para fazer isso, você precisa de relatórios e de dados. A análise dessas informações pode ser feita de duas formas: pautada ou não em uma gestão por centro de custos.

Se uma instituição não tem o hábito de administrar as informações por centro de custos, a sua equipe até consegue indicar quais cursos estão gerando valores de receitas. Mas depois que eles são recebidos, todos os pagamentos entram em uma conta comum que inviabiliza o rastreamento do dinheiro. Entender quais são as despesas de cada área, é praticamente impossível.

Já numa gestão financeira escolar por centro de custos, é possível conhecer as receitas associadas a cada curso, e também as suas despesas. E não apenas dos cursos, mas de outras áreas da instituição que também demandam a geração de receitas/despesas, como o setor administrativo:

Seguramente, o segundo cenário permite um estudo muito mais aprofundado sobre a saúde financeira da instituição. Por ele, é possível compreender quais cursos estão gerando lucro, quais estão com saldo negativo, e qual o custo da operação administrativa dentro da instituição. Pautar decisões nesse tipo de interpretação, gera uma segurança muito maior aos gestores financeiros.

 

Quais centros de custos utilizar?

Pelo o que nós vimos nas imagens anteriores, usar um único centro de custos (ou, nenhum), atrapalha a gestão. Isso quer dizer que a solução é usar muitos? Depende.

Antes de mais nada é fundamental que a sua instituição tenha claro, de quais áreas ela deseja administrar as receitas e despesas, e realizar os agrupamentos de informações.

Se a sua gestão financeira escolar não utiliza centros de custos, faça a implantação gradativa. Crie inicialmente um centro para cada curso, além de um registro para a operação administrativa.

Mas, se a sua equipe já tem experiência no uso e está pronta para o próximo estágio, então ótimo. Expanda os cadastros de centros por fase do curso, por unidade de ensino, fragmente os setores administrativos em várias áreas, agrupando-as por classificação e relatórios analíticos e sintéticos.

Adapte seu plano à sua necessidade de gestão e garanta que as equipes do contas a pagar e receber tenha claro quais são os registros existentes e em qual situação cada um deve ser utilizado.

 

Como associar receitas ao centro de custo

Após estabelecer que a sua instituição terá uma gestão financeira educacional pautada por centros de custos, é importante que os registros sejam feitos corretamente na entrada dos lançamentos. Ou seja, a cada inclusão de uma nova informação, ela deve ser vinculada adequadamente ao cadastro correspondente.

No caso do contas a receber, a nossa sugestão é que você já prepare o seu ERP de Gestão Escolar para fazer o vínculo de acordo com a turma de matrícula dos alunos. Ou seja, vincule uma ou mais turmas a um determinado registro no centro de custo. Dessa forma, sempre que um novo valor for gerado como receita, ela será associada automaticamente a ele.

Da forma proposta, a sua equipe não terá que se preocupar com o ajuste individualizado de parcelas dos alunos. As informações serão tratadas automaticamente pelo seu sistema de gestão.

Já no caso do contas a pagar, esse tratamento é feito compromisso a compromisso. Mas isso não quer dizer que a cada valor criado, será necessário fazer o cadastro inteiro do zero. Use o momento de inclusão de uma previsão de despesa para criar as parcelas dos meses posteriores. Nesse registro, associe uma despesa a um centro de custo e simplifique o seu trabalho para os meses seguintes.

 

Uma despesa em vários centros

Contudo, algumas despesas não são exclusivas de um único centro de custo. Vamos assumir que a sua instituição tenha um registro para cada curso, além do centro de custo administrativo. Quando chegar a conta de energia elétrica, água, serviço de internet, a qual centro ela será associada?

Vinculá-lo a um único local (centro de custo = administrativo), é uma solução. Porém, ela não deixará claro quais são os custos reais envolvidos a cada curso. Portanto, é correto que uma mesma despesa seja associada a vários centros de custos.

Na prática a instituição terá uma fatura com um valor a ser pago. Mas a origem do capital para pagar este valor não virá de um único local, e sim, de vários. Para isso, no momento da inclusão de uma despesa, é fundamental que o seu ERP de Gestão Educacional permita o uso de rateios por centros de custos.

 

Utilize critérios de apropriação

Quando o valor de uma despesa é distribuído entre vários centros de custos, é normal que essa regra de distribuição esteja associada a um critério de apropriação. A sua instituição deve ter autonomia para criá-los e atualizá-los sempre que necessário.

Alguns exemplos de rateios que podem ser utilizados:

  • Número de alunos: considere a quantidade de estudantes ativos de cada curso;
  • Número de salas: considera a quantidade de salas físicas usadas por cada curso para as aulas;
  • Distribuição uniforme entre cursos: todos os cursos regulares pagam um mesmo percentual sobre a despesas.

Primeiramente, deixe os critérios de apropriação criados e prontos para uso. Na criação de uma despesa, selecione entre o vínculo em um único centro de custo, ou usando os critérios de apropriação. Por ele, o próprio sistema já fará o cálculo e a distribuição dos valores.

 

Crie seu modelo de gestão e use a tecnologia a seu favor

Ao longo deste artigo você entendeu os benefícios de utilizar uma gestão financeira educacional por centro de custos. Ela permite uma visão mais clara da saúde financeira da sua instituição e permite que decisões sejam tomadas com base em dados mais precisos.

Nós vimos também como determinar quais centros de custos devem ser criados. E ainda, a forma de vincular as informações de receitas e despesas a eles. O ponto chave é a geração dos valores, algo que já seria feito normalmente para garantir o recebimento de uma mensalidade ou para agendar compromissos a serem pagos. Organizar as informações por centros de custos, não exige muito tempo a mais, mas seguramente, trará muitos benefícios.

Certamente, para ter uma gestão financeira escolar eficiente é fundamental também o uso de planos de conta, que é a descriminação dos tipos de receitas e despesas que serão movimentadas em cada centro. Tudo isso, claro, se você tiver um bom ERP de Gestão Educacional para lhe apoiar. As receitas e as despesas precisam estar em um mesmo sistema, junto das matrículas e de todos os demais vínculos.

Tenha uma gestão eficiente. Use a tecnologia a seu favor. Utilize um software completo para garantir as melhores informações para a tomada de decisões na sua instituição.


O que você achou disso?

Clique nas estrelas

Lamentamos que este post não tenha sido útil para você!

Vamos melhorar este post!

Diga-nos, como podemos melhorar este post?

Gostou? Receba conteúdos como este!

Newsletter quinzenal com conteúdos para simplificar o seu trabalho

Compartilhe:

Compartilhar no whatsapp
Compartilhar no facebook
Compartilhar no linkedin
Compartilhar no twitter
Compartilhar no email

Explore outros conteúdos

Notícias

Comunicado Unimestre sobre o Covid19

O mundo, mudou! A pandemia do coronavírus tem impactado a vida de muitas pessoas. Instituições de ensino tem suspendido as aulas como forma de proteção

small_c_popup.png

Software completo para gestão educacional

Conheça o Unimestre:

BLACK MONTH

1ª MENSALIDADE EM MARÇO, E COM DESCONTO ESPECIAL

Quer saber mais?