Como reduzir a inadimplência e ter mais resultados? Esse é um dilema para os gestores das instituições, já que, infelizmente, a inadimplência é um problema comum e bastante delicado.
Ela ocorre por diversos motivos, os quais não estão no controle da instituição. Porém, é possível ter estratégias que ajudem a reduzir esse índice. Continue a leitura para conferir, em seguida, 7 ações que a sua instituição pode implementar para diminuir a inadimplência.
1. Ofereça vários canais de comunicação e envie lembretes constantes
Cada pessoa, seja aluno ou responsável financeiro, acompanha as novidades da instituição por um canal. Isso acontece por uma preferência de mídia, que pode ser um e-mail, aplicativo de celular, portal acadêmico on-line ou mesmo alguma mídia off-line como um informativo impresso.
Por isso, ter vários canais de comunicação faz com que as informações cheguem de fato aos alunos, se não por uma mídia, por outra. Diante disso, ao enviar as comunicações de lembretes de vencimento de mensalidades ou de cobrança de mensalidades atrasadas, é interessante encaminhar em todos os canais.
Além disso, é interessante que os lembretes enviados sigam um padrão:
- Tenham constância;
- Sejam mensagens padronizadas e possuam uma linguagem adequada: para lembrete é uma, para cobrança é outra;
- Contem com um cronograma definido: tanto para lembretes quanto para cobranças;
- Se possível, que tenham notificadores automáticos por meio de um sistema de gestão educacional.
Com essas simples ações, você mantém seus alunos bem-informados e cientes dos prazos, multas etc.
2. Tenha uma política de descontos
Quem não gosta de receber um desconto, não é mesmo? A estratégia de aplicar um desconto para pagamentos antecipados é bastante adotada nas instituições de ensino como tentativa de reduzir a inadimplência.
Dessa forma, você incentiva os alunos a pagarem as mensalidades antes da data de vencimento. Você também pode conceder outros descontos, como em caso de pagamento de mais de uma mensalidade na mesma data ou quando acontece a quitação anual (muito frequente na educação infantil).
Por fim, após ter as condições definidas, essas informações devem estar, preferencialmente, em uma política de descontos, acessível aos alunos e/ou responsáveis financeiros. Isso evita falhas de comunicação e dá transparência ao pagador.
3. Disponibilize várias formas de pagamento
Com as constantes inovações do setor financeiro, é fundamental ofertar não só diversas formas de pagamento, mas as mais modernas e alinhadas às tendências de mercado.
O PIX e a cobrança recorrente por cartão de crédito são exemplos de formas de pagamento atuais. Mas, afinal, por que disponibilizar várias formas de pagamento? A resposta é muito simples: você viabiliza diversas opções de pagamento e o aluno escolhe a que for melhor para ele.
Assim, você atende às demandas dos alunos e evita a inadimplência, pois em vez de só poder pagar via boleto, por exemplo, ele tem várias formas de resolver essa pendência financeira.
4. Use a tecnologia para otimizar os seus processos
A tecnologia é uma importante ferramenta para reduzir a inadimplência. Em seguida, listamos alguns benefícios que você adquire ao contar com um sistema de gestão educacional integrado com o financeiro:
- Automatização dos processos;
- Gestão do contas a pagar e a receber;
- Controle financeiro e indicadores para tomada de decisão;
- Fácil acesso à comunicação com os alunos;
- Gerenciamento dos pagamentos de mensalidades em tempo real;
- Emissão de relatórios customizados para gestão financeira.
Em suma, um sistema de gestão educacional integrado simplifica e agiliza a gestão da sua instituição. Dessa forma, você dedica o seu tempo e o de sua equipe em atividades estratégicas e à educação dos alunos.
5. Elabore um processo de cobrança padrão
Ter um processo de cobrança padrão evita falhas de comunicação ou mesmo distinção entre um aluno e outro (mesmo que de forma não intencional).
Assim, uma das maneiras de fazer isso é usar uma régua de cobrança, pois ela padroniza o processo e lhe dá ferramentas para cobrar os alunos de forma adequada.
Veja os benefícios de um processo de cobrança padrão:
- Evita o constrangimento e insatisfação dos alunos;
- Mantém um fluxo de comunicações estabelecido;
- Facilita e agiliza o trabalho da equipe financeira, e evita o retrabalho;
- Garante a comunicação aos alunos através de um cronograma e fluxo de trabalho.
Portanto, reduzir a inadimplência é um desafio que exige planejamento e processos bem definidos para atuar previamente e definir planos de contingência, se necessário.
6. Controle os inadimplentes recorrentes
A sua instituição provavelmente já conhece os inadimplentes recorrentes, ou seja, aqueles alunos ou responsáveis financeiros que sempre atrasam o pagamento ou mesmo que ficam devendo mais de uma mensalidade.
Caso você não tenha esses dados, considere fazer esse mapeamento o quanto antes. Dessa forma, será possível agir de maneira antecipada e negociar com esses alunos, tomando as medidas necessárias.
7. Negocie com os inadimplentes
Mesmo com todas as medidas acima, ainda é possível ter alunos inadimplentes, afinal, esse é um índice que, muitas vezes, não está no controle do aluno, como a perda de um emprego, por exemplo.
Então, é preciso negociar com os inadimplentes e, preferencialmente, fazer isso de forma antecipada. A negociação pode ser feita diretamente no setor financeiro ou na secretaria acadêmica, de forma presencial.
Contudo, se a sua instituição tiver um sistema de gestão educacional, essa negociação pode ser feita on-line pelo próprio aluno. Ou seja, você define as condições de negociação e o aluno escolhe a melhor opção para ele.
Dessa forma, você:
- Dá total autonomia ao aluno;
- Diminui ou evita completamente as filas na secretaria;
- Automatiza um processo que toma bastante tempo da equipe financeira;
- Tem tempo para tratar casos pontuais que precisam de atendimento presencial;
- Tem controle em tempo real das negociações já realizadas.
Como você percebeu, essas 7 estratégias contribuem bastante para a redução da inadimplência escolar. Com todas essas ações, certamente, a sua instituição ficará mais tranquila quanto a gestão financeira e diminuirá as chances de adquirir uma dívida ou maiores problemas como o fechamento da instituição.
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