A secretaria da sua instituição tem papel fundamental no bom desempenho das atividades gerais, mas em muitos momentos há tantos pais e alunos para atendimento presencial que a secretária tem dificuldade de auxiliar a todos. Por isso a implementação de um atendimento digital na secretaria pode otimizar a rotina do seu dia a dia.
Isso pode ser feito por diferentes canais, e cada um tem as suas vantagens ou desvantagens. Vamos conhecer um pouco sobre cada um deles:
WhatsApp:
Sem dúvida, é o canal mais fácil de uso, e está na palma da mão de qualquer pessoa. É importante frisar que de acordo com a LGPD o WhatsApp não pode ser usado como um canal de comunicação oficial para troca de dados e documentos pessoais. Considere o uso do WhatsApp em rotinas de captações de alunos, onde o próprio usuário seja parte interessada e envie informações para a sua instituição.
E-mail:
Esse canal de comunicação é clássico e pode ser usado de forma mais ampla. Porém, é preciso garantir o máximo de organização e manter um histórico de interações anteriores para que o atendimento seja rápido e satisfatório. Ele é acessível para todos, porém, não permite um controle rigoroso pela instituição, e se o número de pedidos for elevado, pode inviabilizar um atendimento eficiente e ágil pelas instituições de ensino.
Formulários:
Você pode ter um formulário de contato no site da instituição ou disponibilizar através de um link. No formulário é possível colocar campos obrigatórios como: motivo do contato, explicação ou prazo. Em contrapartida é necessário controlar os contatos através de uma planilha para que não nenhum cliente fique sem resposta.
Redes sociais:
Os chats das redes sociais também podem ser utilizados para que os clientes tirem dúvidas ou para que façam interações com a instituição. É essencial que esse prazo de resposta seja de poucas horas, mas a maioria das pessoas espera ser atendida dentro de 60 minutos. Nesse canal o cliente está buscando a comodidade no atendimento e geralmente não tem interesse em ir para outro canal buscar as respostas das suas dúvidas.
Software de gestão:
No software de gestão da sua instituição é possível que o aluno faça o autoatendimento e que haja a troca de documentações sem problemas. Há opções em que o cliente consegue encontrar o documento que precisa sem contato com a secretária, ou pode fazer um requerimento online. O grande diferencial do software é que os processos ficam mais automatizados e organizados, pois guardam os históricos de contato e organizam as filas de espera do atendimento.
Dessa forma, a sua instituição precisa ter claro é que a partir do momento em que é oficializado o atendimento digital na secretaria, é necessário um prazo de respostas rápido, por isso seja ativo nesses canais. A secretária pode estabelecer um fluxo de atendimento para que a rotina de trabalho seja otimizada.
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