A adesão de um sistema sistema para a sua instituição é capaz de transformar completamente a forma com que as informações são transmitidas e organizadas dentro da sua empresa. Ele facilita as atividades do setor acadêmico e da área financeira, e ainda, proporcionar ótimas experiências digitais para professores e alunos com a plataforma online, de ensino EAD, além de controles e acompanhamentos que são fundamentais para as instituições. Por isso a fase de contratação de um sistema é primordial para o sucesso da implantação e da permanência do sistema como ferramenta de gestão.
Logo após o fechamento de contrato a instituição começa a sua preparação para a implementação do sistema. Alguns cuidados se fazem necessários no momento de migração de sistema, como:
- Todos da equipe estejam acompanhando a mudança e preparados para o período de implantação;
- A equipe deve ter claro quais recursos foram contratados;
- É importante que todos saibam quais são os canais de comunicação oficiais para o consumo de informações e dicas sobre o sistema escolhido;
- Caso a troca do sistema atinja a rotina dos alunos, eles também devem ser avisados e orientados quando chegar a hora certa;
Dessa forma a comunicação será fluída e a implantação pode ser iniciada tranquilamente. Agora que os cuidados com a migração de dados foram feitos. Vamos conhecer os 3 principais passos sobre a implantação de fato do sistema na sua instituição de ensino:
Planejamento de implantação
Como mencionado as instituições precisam ter uma comunicação clara – para que não surjam dificuldades de adaptação do novo sistema por parte da equipe – nessa fase as equipes podem montar um calendário e um planejamento de todas as atividades, demandas e prazos do período de implantação. Essa é a primeira necessidade após a contratação de um sistema, dessa forma a equipe da instituição e a equipe do sistema poderão se organizar.
Treinamentos
A instituição de ensino que fez a contratação do sistema precisa ser treinada para entender como adaptar seus processos para o novo sistema e para que possa aproveitar de todas as funcionalidades disponíveis. Esses treinamentos podem ser feitas através de uma trilha de aprendizado com vídeos e materiais de apoio ou com treinamentos com um consultor responsável. Independente da forma que a sua escola/faculdade irá receber as capacitações, é importante que todos os colaboradores que forem usar cada funcionalidade do sistema, estejam presentes e participem do processo de formação.
Não é indicado que apenas uma pessoa receba o treinamento, pois em uma possível ausência na instituição pode prejudicar a operação e o funcionamento da instituição e das suas áreas.
Adaptação
Após o final do processo de implantação, chega a hora da verdade. O processo de adaptação se estabelece neste ponto, e é fundamental que as pessoas estejam bem engajadas e abertas a viver as mudanças que a nova solução apresentar. Naturalmente, surgirão novas necessidades e dúvidas. Uma a uma, todas devem ser entendidas e esclarecidas.
A organização antecipada da instituição é vital para estes processos, garantindo que haverá tempo hábil para buscar o conhecimento necessário, fazer as configurações e testes, e validar o uso, seguindo as necessidades que a instituição apresentar.
O período de implantação após a contratação de um sistema pode ser muito tranquilo se todos estivem alinhados com as mudanças necessárias para a implantação.
Aqui no Unimestre nós seguimos todos esses passos de implantação, e muitos outros, sempre garantindo que esse período de contratação de um sistema ocorra da melhor forma. Faça a gestão da educação básica, da graduação e pós-graduação, dos cursos livres, de aula de reforço… o conteúdo que você desejar, do seu jeito. Solicite uma apresentação!
