Muito necessária e extremamente essencial, tanto para a tomada de decisões, como para trocar ideias, a reunião faz parte do dia a dia de qualquer empresa. Porém, ter uma reunião realmente produtiva requer alguns cuidados importantes, para garantir uma otimização do tempo e uma cultura voltada à eficiência.
Pensando nisso, apresentamos a seguir uma série de dicas especiais para promover uma reunião realmente produtiva na sua instituição – facilitando a resolução de problemas e desafios, e, consequentemente, ganhando um tempo precioso para as demais atividades da equipe.
1. O assunto da reunião deve ser previamente estabelecido
A pauta deve ser estabelecida com antecedência, assim como a ordem de importância dos subtemas a serem abordados. Definir essa ordem garantirá que os assuntos mais importantes sejam discutidos antes e não exista uma perda de foco nesse trabalho.
Ao invés de marcar uma única reunião com vários temas, marque mais reuniões, com temas específicos, e um tempo reduzido. Na prática, você poderá resolver tudo com mais eficiência, gastando menos tempo, e trazendo as pessoas certas para as discussões certas.
2. A equipe deve estar preparada
Os colaboradores que irão participar da reunião devem saber com antecedência sobre tema a ser conversado. Isso permite que eles se preparem e já saibam o que falar no momento certo. Assim, o tempo de conversa não será extrapolado.
3. O tempo de reunião deve ser estabelecido
A equipe deve estar preparada para a reunião e deve saber com antecedência o tempo definido para o assunto. Programe o tempo de acordo com o tamanho da pauta, e considere que cada pessoa presente fará alguns minutos de contribuição.
Caso a sua equipe não tenha uma cultura de pré-estabelecer o tempo da reunião, nos primeiros encontros, quando o tempo programado terminar, encerre a reunião. Isso até pode dar um sentimento de “as coisas não foram totalmente resolvidas”, mas será pedagógico no sentido de uma otimização das reuniões futuras.
Com o tempo, as pessoas dosarão melhor suas falas, por entender que o tempo é algo muito importante e que as contribuições devem ser bem dosadas.
4. Convoque as pessoas certas para o tema a ser debatido
A cada reunião, tenha claro se a sua intenção é discutir as questões do ponto de vista de gestão, ou operacional – ou até, ambos. Isso determinará as pessoas importantes em uma determinada temática. Deixe claro para as pessoas a contribuição que você espera de cada uma sobre cada tema.
Quando uma reunião tem vários temas distintos, confute atividades de gestão e de operação, e as pessoas não sabem o que se espera delas e porque elas estão na reunião, as contribuições podem ficar muito generalistas. Outro risco é a perda de foco, o que acaba ocupando tempo e reduzindo a atenção do que realmente importa.
5. Não foque nos mínimos detalhes da operação
O objetivo das reuniões, especialmente as que envolvem processos, é garantir meios de transitar as informações entre as diferentes áreas e equipes. Não foque nos micro detalhes, essas questões podem ser debatidas posteriormente por cada área e com um grupo menor de pessoas.
Ao tratar a operação, cada equipe deve ter claro qual informação ela terá acesso, como os dados chegam, e como eles devem avançar. Sobre essa parte central, discuta apenas os pontos mais relevantes. Otimize seu tempo, agilize suas reuniões, e permita que as pessoas envolvidas e que forem operacionalizar as atividades, possam definir por si mesmas como resolver cada demanda. Isso as motivará e engajará com as atividades.
Dica bônus: faça uma ata da reunião
Quantas reuniões são feitas, decisões são tomadas, e semanas depois, surge a dúvida do “o que foi discutido mesmo?”.
Não precisa ser uma ata com toda a formalidade que esse documento tem. Um e-mail simples pode resolver: Conforme reunião no dia 01/01/2021, sobre a Preparação do Atendimento Digital, com a presença das pessoas fulana e ciclana, ficou decidido… e pontue as principais decisões tomadas.
Esse documento pode servir também como base pra quem não pode estar na reunião, deixando todas as pessoas envolvidas diretamente, na mesma página.
Agora que você já sabe como fazer uma reunião mais produtiva, lembre-se sempre de escolher bem os temas para reunião com funcionários. Siga cada passo e consiga alcançar grandes níveis de produtividade em qualquer tipo de reunião, seja ela empresarial, administrativa ou um conversa de feedback.
