5 dicas para organizar uma gestão eficiente de atividades extracurriculares

5 dicas para organizar uma gestão eficiente de atividades extracurriculares

As atividades extracurriculares, no contraturno escolar, tem ganhado cada vez mais espaço nas instituições de ensino. As mais comuns são as aulas de idiomas ou atividades esportivas e culturais. Com o volume de turmas e matrículas aumentando ano a ano, ter uma gestão eficiente é um ponto muito importante para gestão da sua instituição e para manter a satisfação dos estudantes.

Por isso, nós preparamos algumas dicas. São exemplos práticos do dia a dia de escolas que tem alcançado sucesso nessa gestão:

 

1ª: Tenha as regras de matrículas claras

É enorme a quantidade de turmas que pode receber os estudantes. Elas variam conforme o tipo de atividade, a faixa etária e o sexo da pessoa – no caso de algumas atividades esportivas.

Só para ilustrar, pense por um instante em todas as turmas que a sua instituição oferece:
“English Kids Basic I”, “English Kids Basic II”,
“Voleibol feminino juvenil – quartas e sextas”…
Sem dúvida, essa lista vai longe!

Antes de tudo, mantenha clareza sobre as regras de acesso dos estudantes em cada turma. E isso é importante tanto para os colaboradores da instituição que recebem as matrículas, mas especialmente, na divulgação pelo site e nos murais – os estudantes e seus responsáveis precisam ter clareza sobre quais atividades cada aluno pode fazer. Essa segurança aumenta o interesse e a probabilidade de matrícula.

 

2ª: Facilite o atendimento em um local único

Gere uma experiência de atendimento simples e eficiente. Sempre que muitas orientações precisam ser dadas é porque algo pode ser ajustado. Garanta um caminho único para os processos, especialmente o de matrículas.

Pense num responsável por um estudante procurando a sua instituição para matricular os filhos em várias atividades. Essa pessoa terá de visitar mais de um lugar físico? Se a resposta for sim, bom, a probabilidade dela não passar por todas as salas e não fazer todas as matrículas que teria interesse, é grande. Portanto, gere uma experiência positiva centralizando os atendimentos em um único local. Pode ser a mesma sala onde são feitas as matrículas do ensino regular ou através de uma plataforma on-line.

3ª: Organize bem as filas de espera por vagas

A quantidade de vagas nas atividades de contraturno costuma ser menor do que a quantidade de vagas das atividades regulares. Já a quantidade de turmas é maior – claro, em horários ou dias da semana diferenciados.

Por conta disso, quando o processo de matrículas é aberto algumas turmas ficam lotadas rapidamente. Mesmo lotadas, existirão pessoas interessadas em alguns horários e dias específicos, e isso gera uma fila de espera. E ela é muito importante para a instituição!

A movimentação de matrículas nas atividades extras é grandes, sempre que uma inscrição é cancelada uma vaga é aberta imediatamente. E se existe vaga aberta e fila de espera, então a instituição está perdendo a oportunidade de acolher mais matrículas. Garanta essa movimentação e uma boa organização dessas vagas e filas, isso aumentará a satisfação dos estudantes.

 

4ª: Organize bem os processos entre os setores

Pense no processo como um todo, ele envolve diversas áreas da instituição, desde a matrícula, geração do contrato, dos boletos de mensalidades, avisar aos professores sobre novas matrículas e sobre os cancelamentos de matrículas. É importante também um bom controle de frequência desses alunos, já que o registro reincidente de faltas pode significar uma possível evasão – e com a abordagem certa e no tempo certo, isso pode ser evitado.

Crie um processo que garanta uma troca de informações eficiente. Algumas formas são:

  • Enviando e-mails
  • Centralizando as listagens de matrículas ativas em um local, para que o professor busque antes das aulas e entregue o final da aula
  • Com planilhas compartilhadas em meios digitais
  • Controlando tudo pelo seu sistema acadêmico

As três primeiras ações exigem controles manuais. Para que as pessoas tenha um sentimento de organização, mantenha um fluxo bem definido e funcional.

 

5ª: Torne-se eficiente e produtivo

Nós tópicos anteriores nós falamos sobre o volume de turmas, atividades, condições de matrículas e sobre o tamanho deste processo como um todo. Sem dúvida, tudo isso exige tempo de trabalho e uma ótima organização.

Crie um fluxo de trabalho que gere menos atividades manuais e seja eficiente. Deixe os processos claros, desde a matrícula até a gestão de todas as informações. Padronizar essa organização pode gerar um sentimento de organização entre todos os envolvidos.

Ah, e se vale a dica: evite papel – contrato, lista de frequências, aviso de matrícula, aviso de cancelamento… traga a sua gestão para a era digital.