O autosserviço tem modificado o comportamento do consumidor, pois é um modelo de atendimento em que o próprio cliente consegue resolver suas demandas de forma mais ágil e sem precisar ficar em filas de espera. Com isso, termina o atendimento mais satisfeito – na maioria das vezes. Dentro da sua instituição de ensino o autosserviço pode facilitar a rotina de áreas, como a secretária acadêmica. Alguns documentos podem ser solicitados pelo sistema, por exemplo.
Vamos conhecer algumas formas de otimizar o funcionamento da secretaria através do autosserviço:
Solicitação de requerimentos:
Essa opção pode ser utilizada para que o aluno possa solicitar, ou até mesmo encontrar, documentos que ele precise. Como por exemplo: declaração de frequência, situação financeira, declaração de conclusão ou histórico escolar. Com a solicitação de requerimentos a secretária poderá trabalhar com a centralização de informações.
Negociações financeiras online:
Para os alunos que estão com algum débito na instituição é possível fazer uma negociação online através do sistema. Dessa forma não é necessário o atendimento presencial, todos os termos de aceite já estarão parametrizados, assim como as opções de parcelas e prazos.
Ouvidoria:
Os canais de ouvidoria são importantes para comunicações, como: pontos que a instituição precisa melhorar, sugestões e elogios. Essa opção também é valida para o autosserviço pois centraliza as informações e não dependente de um colaborador no momento em que o cliente precisa do atendimento. Além da secretária pode fazer a devolutiva pelo próprio sistema.
Gestão de biblioteca:
Fazer a gestão da biblioteca muitas vezes é responsabilidade complementar da secretária e essa demanda pode-se tornar um autosserviço. Com essa ferramenta algumas tarefas poderão ser automatizadas, como: organizar o acervo, indicar quais exemplares podem ser movimentados e quais fazem parte da coleção reserva. Controle ainda dos periódicos da instituição e as publicações que tiverem arquivos vinculados e que poderão ser acessados pelo ambiente on-line, como PDF’s por exemplo.
Rematrículas:
No período de rematrículas o uso de autosserviço é essencial para que não haja filas de espera, com esse recurso os alunos conseguem escolher suas disciplinas e efetuar sua rematrícula no horário que ficar melhor para sua rotina.
Estas são algumas formas de facilitar o atendimento na sua instituição e tornar os processos mais seguros e ágeis. Com todas as informações centralizadas sem que a secretária perca tempo criando planilhas para organizar o atendimento. Porém é necessário que a secretaria tenha um fluxo de atendimento para que todos os canais recebam sua devida atenção, isso porque geralmente a instituição tem outros canais de comunicação online. O importante é avaliar cada opção e definir o que melhor se adequa para a sua realidade.