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Diploma Digital: dúvidas que a sua IES precisa saber responder

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Sempre que aparece uma novidade sobre algum assunto, é normal surgirem dúvidas, não é mesmo? Com o Diploma Digital não é diferente, e os seus acadêmicos podem ter perguntas para esclarecer. 

Para oferecer um atendimento de qualidade, nada melhor do que ter uma secretaria acadêmica preparada para amparar os alunos neste momento. Por isso, saber responder às dúvidas dos estudantes é fundamental.

Pensando nisso, listamos abaixo algumas das principais dúvidas dos acadêmicos em relação ao novo formato de emissão do diploma. Sugerimos que a sua IES busque uma especialização nesse tema e, se possível, faça a divulgação das informações aos acadêmicos. 

Como exemplo de como fazer esta divulgação, é possível elaborar uma FAQ (Frequently Asked Question ou Perguntas Frequentes) – documento que contempla perguntas e respostas sobre um determinado assunto. Há também a opção de divulgar as orientações nas redes sociais da IES ou fazer o envio de um comunicado por e-mail explicando como funciona o novo processo.

Está preparado para conferir quais são as principais dúvidas dos estudantes? Boa leitura!

1. O que é um Diploma Digital?

Primeiramente é importante contextualizar para o acadêmico que o Diploma Digital é um projeto do Ministério da Educação (MEC) com o objetivo de tornar o processo de emissão de diplomas menos burocrático, mais ágil, simples e seguro.

Assim, o Diploma Digital nada mais é do que o documento que o aluno já conhece, mas em formato digital, ou seja, online. Vale lembrar que o formato digital não é opcional, mas sim uma obrigatoriedade conforme portaria do MEC n° 330 de 2018

Além disso, a legislação deve ser cumprida por todas as instituições de ensino superior do país, sejam elas públicas ou privadas.

2. Como funciona a emissão no novo formato?

O processo específico depende de qual sistema a sua instituição de ensino superior usa para a emissão dos diplomas. Mas, basicamente, há algumas regras estabelecidas pelo MEC:

  • Cadastro e revisão das informações estudantis;
  • Emissão do diploma, com a coleta de assinaturas eletrônicas, aplicação do carimbo do tempo, geração de arquivos XML e integração ao MEC;
  • Arquivamento digital no Acervo Acadêmico Digital usado pela IES;
  • Disponibilização da consulta pública.

 

3. Como solicitar a emissão do diploma?

Explique ao aluno que ele não precisa solicitar a emissão do diploma, pois a própria IES colocará os dados dos estudantes graduados no fluxo de emissão conforme as turmas forem concluídas.

Contudo, se essa pergunta surgir de um ex-aluno, é necessário deixar claro que a emissão em formato digital é feita somente para os acadêmicos que se formaram durante o período de adequação ao novo formato ou ainda após o prazo final para adequação, conforme abaixo:

  • Instituições emissoras: o prazo para implementar o novo processo será até 30 de abril de 2022.
  • Instituições registradoras: o prazo expirou em 31 de dezembro de 2021.

Se ainda assim o ex-acadêmico quiser o diploma em formato digital, basta que a IES faça uma nova emissão, que será considerada como uma segunda via do documento, já que o novo formato é classificado como nato-digital, o que significa que ele não pode ser digitalizado, somente reemitido.

4. É possível receber o diploma físico (impresso)?

Sim, é possível. Mas instituições de ensino não são obrigadas a emitir o diploma em formato físico. A partir de agora, a obrigatoriedade é exclusiva para o formato digital. 

Porém, se o estudante quiser o diploma impresso, a IES pode cobrar uma taxa para a emissão, considerando que o formato físico exige um custo para a IES.

5. Em qual local é feita a consulta pública do diploma?

A consulta pública do diploma é feita no site da própria instituição de ensino. Isso significa que a sua IES deve ter um espaço reservado no site para esse fim.

Caso a sua IES utilize um sistema que já tenha essa funcionalidade integrada, é ainda melhor, pois você concentra as informações num único local, ganhando agilidade e simplicidade.

6. Com a emissão digital há algum benefício para o aluno?

Com certeza! Entre as vantagens está a facilidade de consulta do diploma de qualquer lugar do mundo, desde que o aluno tenha um dispositivo tecnológico com acesso à Internet. Como consequência, o acadêmico não precisa se deslocar até a IES para enviar algum dado ou para buscar o diploma.

Além disso, a emissão digital garante a segurança dos dados do acadêmico, evitando fraudes no documento. Ressaltamos que não é somente o aluno que obtém vantagens com a emissão digital. A instituição de ensino também é beneficiada.

7. Qual a validade do diploma digital?

O diploma digital tem completa validade jurídica e garante ainda mais segurança e autenticidade para a IES e para os acadêmicos por conta de dois fatores: a assinatura eletrônica e o carimbo do tempo, ambos certificados pelo ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

Vale lembrar que mesmo com a mudança para o diploma digital, o diploma impresso de ex-alunos continua válido normalmente, caso algum estudante o questione. E para obter o diploma digital, é possível emitir uma nova via, conforme explicamos anteriormente na questão número 3.

8. O diploma digital é somente para ensino superior?

Por enquanto, sim. O MEC ainda não divulgou orientações para emissão de diplomas dos demais níveis educacionais como ensino técnico, pós-graduação e outros.

9. Com os meus dados online, qual a segurança que tenho em relação à LGPD?

O diploma digital garante o cumprimento das normas da Lei Geral de Proteção de Dados (LGDP), porque é totalmente criptografado e possui medidas de segurança adequadas para o formato online.

Contudo, a posse das informações dos estudantes é de responsabilidade da IES e, por isso, é muito importante contar com um sistema de gestão educacional que também respeite a LGPD e garanta a segurança dos dados.

Quais outras dúvidas podem surgir?

As dúvidas que listamos acima são apenas algumas das principais perguntas sobre o Diploma Digital que podem surgir na sua secretaria acadêmica. Mas além delas, outras podem vir à tona. E para ajudar os alunos e demonstrar domínio do tema, nada melhor do que conhecimento, certo? Por isso, sugerimos a leitura da FAQ disponibilizada no site do MEC. Saiba mais neste link.

E por falar em conhecimento, a sua IES está por dentro de tudo sobre o Diploma Digital? Caso não, fique tranquilo! Preparamos um ebook gratuito especial para você esclarecer todas as suas dúvidas. Para fazer o download, é muito simples! Basta clicar na imagem a seguir e baixar o material. Aproveite a leitura!

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