O acervo acadêmico digital é uma proposta do Ministério da Educação (MEC) para a digitalização dos documentos físicos das instituições de Ensino Superior (IES). Desde 2017 o MEC vem publicando diversas normas sobre o tema, como o Decreto n° 9.235.2017, as Portarias n° 315/2018 e n° 332/2020 e, recentemente, a Portaria 360.
A digitalização do acervo acadêmico faz parte das iniciativas do MEC para a transformação digital das IES. A proposta garante o armazenamento seguro de documentos em um ambiente digital. Ao mesmo tempo, simplifica a consulta ao acervo, tanto para as próprias IES, quanto para o MEC em caso de inspeções e homologações.
Neste artigo você entenderá o que é a Portaria 360 e quais normas ela estabelece. Aproveite e confira também o webinar gratuito que aprofunda o tema sobre a digitalização de processos de gestão acadêmica nas IES!
O que é a Portaria 360 do MEC?
Publicada em 18 de maio de 2022 e válida para todas as instituições de ensino superior do país, a Portaria 360 trata da conversão do acervo acadêmico físico para o digital. Porém, essa normativa não é a primeira que aborda este tema.
Na verdade, a Portaria n° 315/2018 determinou a exigência do acervo acadêmico digital, colocando um prazo de 24 meses para implementação. Mais tarde, em 2020 a Portaria n° 332 alterou esse prazo para 48 meses, ou seja, os documentos deveriam ser digitalizados até 05/04/2022.
Com a chegada da Portaria 360, esse prazo foi prorrogado mais uma vez para documentos já emitidos. E para novos documentos, há uma data de corte em que todos os novos documentos já deverão ser nato-digitais. Vamos entender melhor?
O que a Portaria 360 do MEC fala sobre prazos?
Não será mais permitida a emissão de documentos físicos para composição do acervo acadêmico a contar de 1° de agosto de 2022. Ou seja, todos os novos documentos deverão ser emitidos digitalmente a partir dessa data. O mesmo processo já ocorre com o diploma digital, por exemplo.
E como ficam os documentos físicos já emitidos? O que as IES devem fazer com eles? Para estes casos, a Portaria 360 determina prazos específicos para digitalização a contar da data de publicação da portaria. O artigo 5° do documento estabelece:
- doze meses, para o conjunto de documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes matriculados em cursos superiores ofertados pelas IES;
- vinte e quatro meses, para o conjunto de documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes formados no período compreendido entre 1º de janeiro de 2016 e a data de publicação desta Portaria; e
- trinta e seis meses, para o conjunto de documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes formados no período compreendido entre 1º de janeiro de 2001 e 31 de dezembro de 2015.
Todos os documentos que não foram mencionados no artigo 5° deverão ser digitalizados também, mas conforme demanda da parte interessada.
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Quais documentos devem ser digitalizados?
Mas afinal, quais documentos devem ser digitalizados? O artigo 37 da Portaria do MEC n° 315/2018 considera como acervo acadêmico “o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos.”
Na prática, todos os documentos do estudante, desde o ingresso na instituição até a diplomação deverão ser digitalizados.
Porém, não só os documentos do aluno compõem o acervo acadêmico. Documentos da IES que envolvem a atividade fim da instituição também devem ser digitalizados, a exemplo do regimento geral, plano de desenvolvimento institucional (PDI) e outros.
Agora que você já sabe o que é e o que estabelece a Portaria 360 do MEC, que tal aprofundar um pouco mais esse tema? Assista o webinar sobre o que mudou com as novas publicações do MEC para o Diploma Digital e Acervo Acadêmico:
