Principais recursos para a gestão Financeira educacional

Principais recursos para a gestão Financeira educacional

Um ponto chave para o sucesso de qualquer empresa é ter uma gestão financeira bem organizada e eficiente. Os controles vão muito além de receber mensalidades e pagar compromissos. Uma série de controles são importantes, e também, de facilitadores para tornarem esta gestão mais ágil e eficaz. Se tratando desta área, os números devem ser conciliados nos centavos, permitindo o controle e um acompanhamento rigoroso de todas as informações. E para contar com isso, a sua instituição precisa de uma solução de gestão educacional completa e totalmente integrada.

 

Informações integradas, sem retrabalho

É muito grande o volume de informações financeiras que circulam pelas escolas e faculdades. Além dos processos padrões de recebimentos, outras taxas e valores devem ser cobrados em alguns momentos, e a geração deles deve ser recebida de forma automatizada. Solicitações de requerimentos acadêmicos, multas da biblioteca e geração de títulos sobre recebimentos feitos de forma parcial, são apenas alguns exemplos de situações que devem as rotinas otimizadas.

Mas o setor financeiro não recebe informações, ele também pauta ações que serão feitas por outras áreas. A mais conhecida é a rematrícula dos alunos, o seu sistema deve gerar informações sobre a situação financeira para, ou alertar ao colaborador da secretaria que estiver tentando rematricular um aluno, ou, barrar o processo do próprio estudante caso ele esteja usando a rematrícula online.

 

Centros de custos e planos de contas

Empresas de sucesso precisam de uma gestão completa das informações. Se balizar apenas em saber que “no final do mês sobrou dinheiro”, não gera dados suficientes para saber como está a saúde da sua gestão financeira.

Gerencie os centros de custos para saber os locais da instituição que geram as despesas e receitas. Tenha um controle completo dos planos de contas para saber quais são os tipos de receitas e despesas que estão sendo gerados. Associe as mensalidades, taxas e os compromissos e pagar a estes cadastros, e gere relatórios para uma análise mais completa das informações.

 

Aonde está o seu dinheiro?

Tenha um controle completo de todos os locais que a sua instituição tenha qualquer valor vinculado. Caixas de tesouraria (por usuário), o cofre, as contas bancárias e de investimentos, ou até mesmo, aquela gaveta de cheques devolvidos que indicará valores que a sua instituição tem, mas que não são ativos disponíveis para utilização neste momento. Gerencie as entradas, saídas e transferências de valores por contas e determine o nível de acesso de cada usuário em cada um destes registros.

 

Gestão completa de contas a receber

Como a sua instituição recebe os títulos como mensalidades e taxas? Por pagamentos na tesouraria, por boletos vinculados a integração bancária, ou por cartões de crédito transacionados pelo portal online título a título ou usando a recorrência de mensalidades? Seja como for, garanta uma solução que lhe de condições de gerenciar os valores a serem recebidos, lhe auxilie no processo de cobrança e facilite ou automatize os recebimentos.

Portanto, facilite o acesso dos estudantes (ou dos responsáveis legais) aos valores a serem pagos, e também, para a realização de negociações. Garanta que eles saibam que a sua instituição percebeu esta situação e dê condições para garantir que uma negociação possa ser feita de forma rápida diretamente pelo portal online do aluno.

 

Gere notas fiscais de forma automática

Quantas horas por mês são necessárias para gerar notas fiscais de forma manual? E se o trabalho é manual, a margem para erros operacionais é grande. Simplifique isso, habilite a geração de notas fiscais de forma automatizada e disponibilize o código de RPS da nossa diretamente pelo portal online dos estudantes. Use o tempo da sua equipe para as ações que vão gerar um retorno maior para a sua instituição.

 

Controle de despesas a pagar

O dinheiro chega, é administrado, e vai embora novamente. Isso acontece com o pagamento de despesas que garantem a operação da instituição e para investimentos que permitirão que a sua instituição possa crescer ainda mais. Organize todas as despesas, cadastre-as antes mesmo do vencimento, indicando qual a data e a forma provável de pagamento. Se for o caso, crie fluxos que exija a aprovação do pagamento, antes da sua equipe de contas a pagar efetivar a ação. Além disso, associe cada despesa a um centro de custos, ou a vários, através de critérios de apropriação.

Garanta um controle que lhe permita saber a quais cursos e locais, cada despesa está associada. Isso permitirá uma análise mais detalhada para pautar decisões estratégicas da sua instituição.

 

Controle orçamentário

Além da planilha de custos das turmas, usada para definir os valores das mensalidades, a sua instituição precisa de um controle orçamentário. Todas as previsões de receitas e despesas devem ser registradas, elas pautarão a estratégia da sua instituição e lhe auxiliará na tomada de algumas decisões importantes.

Se tratando do contas a receber, qual o volume de descontos que a sua instituição pode aplicar? Qual a quantidade mínima de alunos e com qual valor médio de mensalidade? A determinação dessas informações é feita com base na análise do orçamento.

Igualmente, a análise deve ser feita para as despesas. É hora de ampliar algum espaço físico ou de contratar mais profissionais? Ou, o melhor investimento é em tecnologia que otimizará a produtividade da equipe, tornando-a mais eficiente? Avalie as despesas e saiba aonde o dinheiro está sendo investido.

E, claro, tenha estes controles de forma integrada a gestão financeira. Assim que uma integração bancária é feita e mensalidades são baixadas, o saldo deve ser atualizado em seu orçamento, permitindo um acompanhamento em tempo real e decisões pautadas nos números do momento.

 

Indicadores de gestão financeira

Um milhão de reais, 10 mil alunos… é muito ou é pouco? Certamente isso depende da sua estratégia. Em alguns casos, ter números absolutos em relatórios e tabelas pode dar uma visão distorcida sobre a realidade da instituição. Transforme as informações vitais em indicadores gerenciais.

Imagine o painel de um carro, dizer que o veículo ainda tem 10 litros de combustível, pode parecer bastante. Mas mostrar que o indicador já está na faixa vermelha, aumentará a sensação de alerta e de que algo deve ser feito para corrigi-lo. Pense agora no indicador de inadimplência, perceber ele se movimentar antecipará a percepção de situações que exigem decisões acertadas e ações mais rápidas.

 

A sua instituição precisa de um software completo para a gestão financeira educacional. Ele deve lhe garantir controles amplos e mais eficiência de gestão.

Tudo o que foi falado nesta postagem, é o que as instituições de alta eficiência têm aplicado no seu dia a dia. E todas estas funcionalidades são contempladas pelo Unimestre. Agende uma demonstração completa do sistema de gestão educacional mais completo do Brasil, e veja como o Unimestre pode simplificar a gestão da sua Instituição.