A contratação de um sistema de gestão escolar em sua instituição, é uma decisão que irá impactar positivamente as atividades internas da sua equipe. Com isso, os gestores da escola/faculdade terão maior controle do fluxo de caixa, relatórios sobre a atual taxa de inadimplência, maior controle da evasão escolar, facilidade na exportação dos dados para o censo e a contabilidade, gestão acadêmica completa, entre várias outras possibilidades.
Essas funcionalidades, além de otimizar o dia a dia dos gestores, também irão contribuir para que o processo de aprendizagem dos alunos seja mais produtivo. Pois, os professores poderão encaminhar materiais que complementem sua didática nas aulas – sejam elas ministradas online ou presencialmente – com a utilização dos recursos de gestão escolar que o sistema disponibiliza. Por exemplo, a elaboração de fóruns de discussões entre os alunos, ou ainda, criar enquetes sobre um determinado tema para os alunos votarem em suas preferências.
Os alunos também são beneficiados com o investimento em tecnologia, eles poderão fazer o acompanhamento das suas notas e frequência, solicitar requerimentos sem a necessidade de deslocamento até a instituição, além da emissão de boletos, negociação online para os usuários inadimplentes e muito mais!
Apesar de perceber as inúmeras vantagens que a contratação de um sistema trará para a sua instituição, é importante que alguns cuidados sejam levados em consideração na pós contratação do sistema. Para ajudar você nesse processo, iremos listar as principais etapas que merecem a atenção por parte de quem irá implantar o novo sistema.
Importação dos dados que estão com o antigo sistema de gestão escolar
A necessidade de alteração de sistema surge quando as instituições demandam de novas e melhores práticas de gestão, e desejam um sistema mais completo e robusto – como é o caso do Unimestre. Mas, a implementação do novo sistema pode gerar um pouco de insegurança ao pensar na migração dos dados já cadastrados no sistema antigo.
Essa preocupação não é em vão, afinal, são várias as matrículas geradas, existe todo o acompanhamento de dados acadêmicos e do fluxo de caixa e muitas outras informações importantes para o funcionamento da escola/faculdade. Mas a importação total dos dados que a instituição possui, pode ou não acontecer, quem irá decidir isso são os contratantes. Muitas vezes é mais fácil iniciar com uma base de dados zerada, e assim, colocar apenas informações vitais para o funcionamento da instituição, já organizando-as no padrão do novo sistema.
Isso faz sentido nos casos de operações menores, com um volume de dados menor. Já nos casos de instituições muito antigas, ou com muitos alunos, a migração de dados é o melhor caminho. Mas essa atividade é totalmente segura. Os dados serão analisados, migrados e adaptados ao novo sistema, e relatórios serão gerados para a homologação do processo.
Nova definição de grupos de usuários
Com a nova contratação, é importante que seja feita uma revisão dos grupos de usuários cadastrados. É comum que os funcionários tenham os seus vínculos empregatícios rompidos, mas muitas vezes, ele não é excluído do grupo de usuários com acesso ao sistema. Por isso, é fundamental que seja analisado grupo a grupo para que quem não está mais vinculado à instituição, não tenha cadastro no novo sistema.
A importação dos dados citados acima refere-se aos dados dos alunos e professores que ainda possuam vínculos com a instituição.
Tais revisões não se aplicam apenas nessa fase de migração. As boas práticas de governança e gestão de acessos, exige uma atenção continua a estes pontos.
Permissões de acessos
Além da revisão dos grupos de usuários, é importante que se faça a revisão das permissões de acessos daqueles que ainda continuam vinculados a escola/faculdade. Ainda mais com a LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados – que está em vigor, a instituição precisa se resguardar de qualquer possível vazamento de informações.
Por exemplo: antes da LGPD entrar em vigor, muitas pessoas tinham permissões de acessar todos os dados dos alunos, professores e responsáveis. Porém, com a lei em vigor, essas permissões precisam ser revisadas uma a uma para que estejam de acordo com o que está previsto em lei.
O não compartilhamento de senhas
“É da inteira responsabilidade do usuário todo e qualquer prejuízo causado pelo fornecimento de sua senha pessoal a terceiros.”
Essa frase é muito comum em instituições financeiras. Isso porque, eles não se responsabilizam por atos realizados por outras pessoas que tiverem acesso a sua senha.
O mesmo é aplicado para as senhas que estão cadastradas no sistema de gestão escolar. Ao invés de compartilhar a sua senha, crie um usuário para aquela determinada pessoa. Se houver a necessidade, atribua para ela as mesmas permissões que o seu usuário já tem, assim, sua senha e seu acesso pessoal, estarão protegidos. E em um eventual problema, você conseguirá detectar com maior facilidade qual usuário executou a ação.
Todo sistema de gestão escolar tem canais de comunicação oficiais
Procure saber quais são as maneiras de entrar em contato para requerer interações de suporte, ou ainda, veja se a empresa de quem você contratou o sistema possuiu algum “blog interno” onde apresente dicas de utilização do sistema. Aqui no Unimestre, por exemplo, nossos clientes possuem uma Base de Conhecimento completa, além de uma Universidade Corporativa, todas pensadas para melhorar a experiência dos usuários com o Unimestre.
Assim, a maior parte das dúvidas rápidas podem ser sanadas de forma ágil e eficiente, dispensando a necessidade de abrir um chamado ou até mesmo ligar para o fornecedor. São formas de facilitar a comunicação entre empresa e instituição!
Fique atento as atualizações do sistema contratado
Todo sistema sempre tem melhorias e atualizações de manutenções, que são feitas periodicamente. É importante que você fique atento as atualizações que o sistema possui, para conhecer o produto que você tem à disposição e tirar o melhor proveito dele. Eu vou usar novamente o exemplo aqui do Unimestre: a cada 15 dias – aproximadamente – a nossa equipe libera uma versão nova do nosso sistema. Nossas equipes de produto e comunicação encaminham um e-mail para todos nossos clientes informando que há uma atualização disponível. Se você já é cliente Unimestre, fique atento(a) em sua caixa postal, mas se você ainda não for, fique tranquilo que você terá transparência total sobre o que o Unimestre tem promovido de mudanças e melhorias.
Caso você ainda não seja cliente, mas quer se tornar um, convido você a agendar uma reunião com um de nossos consultores para que a sua instituição tenha o sistema mais completo no segmento da educação!
Além destes cuidados, existem outros a serem observados, cada sistema tem uma particularidade. Trouxemos os tópicos mais gerais possíveis para ajudar você com a contratação do novo sistema!
