Principais recursos para a gestão da Secretaria Acadêmica

Principais recursos para a gestão da Secretaria Acadêmica

A secretaria acadêmica é um dos pontos chaves para a gestão de qualquer escola ou faculdade. Tem posição estratégica e precisa de amparo tecnológico para conseguir desempenhar as suas funções da melhor forma. A gestão escolar como um todo tem se modernizado, as pilhas de papel têm dado lugar a processos digitais e de alta eficiência. Nesta publicação nós vamos falar de alguns dos principais recursos que uma secretaria acadêmica moderna precisa para desempenhar o trabalho, e o que não pode faltar em seu software de gestão educacional.

 

Cadastros principais, cadastros completos na sua secretaria acadêmica

Primeiramente, vamos falar de cursos, disciplinas, grades curriculares, turmas… são cadastros básicos presentes em qualquer software de gestão. Mas, nem sempre estes cadastros são feitos de forma adequada. Os registros devem prever de forma completa os requisitos para cursar cada disciplina, as regras de avaliações disponíveis, e ter os códigos de relacionamento necessários para garantir que exportação funcionem de forma adequada (para o Censo, por exemplo).

Muitos destes registros precisam ser duplicados de um ano para outro, como o cadastro de turmas. Essa ação deve ser rápida, permitindo que os horários de aulas e os vínculos de professores sejam aproveitados também, exigindo apenas a manutenção pontual dos casos que demandarem alguma alteração.

 

Atualização do cadastro dos alunos

Atualização? Ué, mas o processo não começa pelo cadastro? Não mais!

O próprio estudante pode fazer o seu cadastro inicial em inscrições de processos seletivos ou pelo ambiente de captação de alunos. Quando um novo aluno chega na instituição, a secretaria acadêmica pode validar que os dados digitados estão corretos, confrontando com os documentos pessoais. No entanto, estes cadastros devem prever também os dados mínimos necessários. Qual o mínimo? As informações que devem ser enviadas ao Censo Escolar ou exibidas em documentos oficiais como históricos e diplomas, além é claro, de campos a serem criados e usados pela sua instituição.

 

Controle de documentos digital

Se o aluno faz o pré-cadastro digitalmente, ele pode fazer também o upload dos documentos. Após este envio, a verificação e a validação dos dados é feita pela equipe da secretaria acadêmica. O documento foi aprovado? Ele deve ser associado automaticamente ao acervo acadêmico digital da instituição. São menos etapas para que a sua instituição tenha muito mais eficiência de gestão.

 

Exportação para Censo e Enade

Algumas exportações de informações são necessárias e o seu ERP de gestão educacional deve simplificar este processo. A cada ano os layouts são alterados pelo INEP. A exportação deve receber uma manutenção continua, garantindo que o seu sistema irá gerar os dados de forma rápida e fácil, simplificando o envio das informações e reduzindo o seu tempo de trabalho nesta atividade.

 

Impressão de documentos oficiais da secretaria acadêmica

Histórico, diploma… são documentos fundamentais para a sua operação. A impressão deve ser feita com poucos cliques, basta selecionar o aluno e gerar o relatório. E as informações? Bem, elas já devem estar completas como resultado de outras ações feitas anteriormente e gerenciadas também pelo seu sistema de gestão acadêmica. Entre essas informações, os dados principais são: o desempenho do aluno, dados de disciplinas, professores e titulações, informações da instituição certificadora e de publicação no diário oficial.

 

Atestados gerados na secretaria, atestados online

A secretaria gera uma série de documentos como atestados, declarações, listagens… mas, nem sempre o uso deve passar por ações desenvolvidas pela própria secretaria. Por exemplo: seus estudantes podem gerar declarações de matrícula e frequência escolar diretamente pelo portal do aluno. Torne o relacionamento com a sua comunidade acadêmica mais digital e eficiente.

 

Requerimento online para organizar o fluxo da secretaria

Se o seu aluno precisa de algo da secretaria, como ele faz essa solicitação? No balcão de atendimento, criando filas nos horários de intervalos? Por e-mail, WhatsApp? Os processos devem ser organizados, com fluxos e prazos bem definidos.

Indique quais tipos de solicitações podem ser abertas via requerimento online. Permita que o aluno indique uma justificativa para a solicitação e anexe documentos, se precisar. Determine o fluxo de cada atendimento, passando antes por outras áreas como coordenações ou financeiro. Garanta que a demanda chegará aos usuários da secretaria apenas quando as demais atividades estiverem prontas, otimizando o trabalho da equipe.

 

Recados e comunicação

Nos tópicos acima nós falamos sobre como os alunos podem gerar demandas para a secretaria. Em alguns casos, pode acontecer o contrário. Quando a secretaria precisar interagir com os usuários, além dos meios tradicionais como e-mail e telefone, ela pode contar com o envio de recados. Ou seja, a mensagem pode ser enviada para alunos, professores, coordenadores, e será visualizada pelo próprio portal acadêmico online, ou, pelo aplicativo para smartphones de alunos.

 

Como resultado da adoção destes recursos, você garantirá que a sua equipe terá condições de realizar um trabalho de alta performance. Tenha um sistema de gestão da secretaria acadêmica eficiente e completo. Ele deve se integrar com todas as demais áreas da instituição, usando uma solução única.

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