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Case de sucesso – Implantação do Diploma Digital na Uniavan

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Com a publicação da portaria do MEC n° 330 de 2018, todas as instituições de ensino superior do Brasil precisaram se adequar aos processos de emissão do diploma digital, e com a Uniavan não foi diferente.

O Centro Universitário Avantis (Uniavan) é uma instituição de ensino superior com 20 anos de trajetória. A IES atende desde a educação básica com o Ensino Médio, até o ensino superior com cursos de graduação, pós-graduação e extensão.

Além da sede, localizada na cidade de Balneário Camboriú/SC, a Uniavan conta com mais uma unidade em Itapema/SC e dez polos de ensino, sendo sete em Santa Catarina e outros três no Ceará.

Para contar como foi o processo de implantação do Diploma Digital do Unimestre na Uniavan, convidamos a Coordenadora do Setor de Registro de Diplomas, Elisete Rhoden Peixoto, para um bate-papo. Confira o relato da parceria de sucesso entre Uniavan e amais educação!

Por que o Unimestre e quais as vantagens dessa decisão?

Em primeiro lugar, é importante conhecer os motivos que levaram a IES a escolher o módulo de Diploma Digital do Unimestre – uma tecnologia da amais educação. A Uniavan, instituição emissora e registradora de diplomas, já usava outros módulos do sistema, como o Gestão Acadêmica e, com isso, buscava uma solução integrada.

É o que relata Elisete: “Sempre pensei que temos que ter um sistema único para todas as coisas. Como nós já tínhamos a base acadêmica (que é toda a vida do aluno no Unimestre) a minha ideia era que a gente desenvolvesse isso. Acredito que temos que vincular toda a informação em um único sistema.”

Sem dúvidas, um sistema integrado otimiza toda a operação da instituição de ensino, tornando os processos simples e ágeis. Até mesmo os estudantes ganham ao usar um único sistema para acessar todas as informações acadêmicas e fazer solicitações, como emissão de boletos, declarações e histórico escolar.

“A maior vantagem foi a integração de dados. Outra vantagem é que nós já conhecemos o sistema e todos os nossos colaboradores já usam o Unimestre. O próprio aluno tem acesso a algumas plataformas do Unimestre, o que facilita com que ele consiga usar o processo do diploma digital também”, ressalta Elisete.

“Grandes resultados vêm de uma grande parceria e nós fizemos essa grande parceria!”

Elisete Rhoden Peixoto – Coordenadora do Setor de Registro de Diplomas da Uniavan

Vale destacar que o Diploma Digital do Unimestre não só possui integração entre os módulos, mas também tem processo unificado de emissão de diplomas, não sendo necessário usar mais de um software para isso. O processo contempla desde a organização dos documentos necessários para a geração até a coleta de assinaturas e a emissão.

E por falar em organização de documentos, o Diploma Digital do Unimestre é totalmente alinhado à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Logo, a IES fica tranquila sabendo que as informações acadêmicas estão em segurança e em conformidade com a lei.

Como fazer a adequação do Diploma Digital em sua instituição

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Desafios encontrados no caminho

Por ser um processo novo, é natural que as instituições de ensino encontrem desafios durante a implementação da emissão digital. Na Uniavan, os colaboradores perceberam a importância do cadastro correto de informações no sistema para que não haja retrabalho na fase de emissão do diploma.

“A IES tem que se conscientizar de que esse tem que ser um processo contínuo desde o ingresso do aluno. O aluno tem que ingressar na instituição com as informações corretas e seguir ao longo do curso com todo esse processo correto dentro do sistema. Afinal, toda a informação lançada num sistema atinge todo um processo, não só o diploma, atinge o CENSO, a parte financeira, o histórico do acadêmico, etc.”, enfatiza Elisete.

Outro desafio enfrentado em novos processos é a resistência à mudança. Contudo, o formato digital é uma determinação do MEC, não sendo opcional. Dessa forma, Elisete reforça esse ponto ao dizer que “vai ter gente que vai resistir, outros que não vão entender. Mas vai ter que ser assim, porque essa é uma exigência legal do MEC. Entendo que é uma ação muito inovadora, realmente. O MEC, quando instituiu essa ação do diploma digital, determinou um fluxo para modernizar essa emissão e registro de diplomas e ter uma garantia de uma transparência maior nesses processos, uma agilidade maior.”

Com relação aos acadêmicos, a Uniavan fará a comunicação sobre a emissão digital via Portal Online, mais uma solução do Unimestre. A IES está conduzindo a entrega do diploma no novo formato de maneira bastante empática, entendendo que o diploma físico é uma tradição e que os estudantes ainda não se habituaram a receber apenas o diploma digital.

“Nesse primeiro momento, baixamos o PDF e o arquivo xml de todos esses diplomas e estamos encaminhando o pdf para os alunos. Eles estão muito acostumados a isso, ao processo físico, a colocar o diploma em um quadro na parede de casa. Então, tivemos esse cuidado para que o aluno possa imprimir e guardar como ele quiser. No nosso site será colocado o validador do diploma, vamos usar bastante as redes sociais para informar os alunos”, comenta Elisete.

Quanto ao prazo de emissão no novo formato, Elisete reforça que a lei permite a entrega do diploma em até 60 dias da colação de grau. “Esse é o prazo que estamos falando para os alunos. Mas assim que tiver tudo ajustado, vamos entregar o quanto antes e trazer isso como um ponto positivo para a IES.”

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Na prática: implantando o diploma digital

Ao iniciar a implantação do módulo de diploma digital, a IES notou que a maior fragilidade estava no cadastro de informações no sistema, ou seja, na inserção incorreta de dados.

“Encontramos algumas dificuldades e o pessoal do Unimestre nos atendeu e entendeu a nossa fragilidade. Vocês nos apoiaram e nos ajudaram a chegar nesse patamar que é a finalização do processo”, relata Elisete.

Esse acompanhamento do time de implantação é fundamental para que tudo ocorra da melhor forma possível e para que, ao final, o objetivo seja alcançado com sucesso.

“Agradeço, em nome da Uniavan, todo o empenho de vocês. Sei que nossa parceria vai longe! A Uniavan está mais consciente do que nunca de que temos que manter o Unimestre sempre! Porque é bom, é produtivo, é prático! E o novo, o Gestão Online, é maravilhoso: se você tem dúvidas, encontra facilmente as respostas! Parabéns pelo trabalho e por pensar na gente como cliente, por entender qual é a nossa dificuldade, por abraçar isso e nos ajudar. Juntos a gente faz um trabalho de excelência”, reitera Elisete.

Quer saber mais sobre o módulo de Diploma Digital do Unimestre e como essa solução pode otimizar os processos da sua IES e trazer uma experiência de mais qualidade aos seus acadêmicos? Então, agende uma demonstração agora mesmo!

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